Flipbooks AI vs SharePoint: onde guardar um documento finalizado?

A resposta rápida

Escolha o Flipbooks AI se o documento está pronto e o público está fora da sua organização. Você quer um link que abra um flipbook com efeito de virar página em qualquer navegador, sem precisar entrar em uma conta, instalar um aplicativo, usar um programa de sincronização nem fazer uma solicitação ao administrador. Seu próprio logotipo aparece no leitor, as cores da sua marca ficam ao redor das páginas, o flipbook funciona no celular e, nos planos pagos, você pode incorporá-lo ao seu site público ou adicionar música de fundo. É publicação, e leva cerca de um minuto.

Escolha SharePoint se o documento ainda faz parte do trabalho da organização. As permissões acompanham o diretório. Há coautoria no Word e no Excel, histórico de versões, check-in e check-out, rótulos de retenção, eDiscovery, busca em todas as bibliotecas e páginas da intranet que seus colegas já abrem toda manhã. O Flipbooks AI não tem nada disso e nunca terá. Se o arquivo tem um responsável, um ciclo de revisão e uma etapa de aprovação, ele pertence a uma biblioteca, não a um link público.

Flipbooks AI vs SharePoint de relance

O Flipbooks AI vence em 7 destas 11 linhas, empata em 4 e não perde nenhuma. Nós escolhemos as linhas, então interprete o resultado dessa forma. As seções abaixo mostram com clareza quando SharePoint é a melhor compra.

Comparação de preços

Nosso preço é simples o bastante para explicar por inteiro. O plano gratuito mantém três flipbooks publicados ao mesmo tempo com 1 GB de armazenamento. O Starter custa US$ 58 por ano, só tem cobrança anual e remove a marca do canto ou a troca pelo seu logotipo. Também libera as cores da sua marca para os controles do leitor e os efeitos de virar página que não estão no plano gratuito. O Plus custa US$ 13 por mês ou US$ 96 por ano e inclui o código de incorporação com uma lista de domínios permitidos. O Ultra custa US$ 27 por mês ou US$ 204 por ano e inclui música de fundo e uma senha separada para cada leitor. Os preços são iguais no mundo todo, estão em uma única página e não são cobrados por pessoa.

SharePoint é licenciado por usuário, em geral como parte de uma assinatura do Microsoft 365, e não como produto comprado sozinho, embora exista um plano independente. Para a grande maioria das organizações, isso significa que já está pago. Essa é uma vantagem real que uma comparação não deve ignorar: muitas vezes, a ferramenta mais barata é a que já está na fatura. Consulte a página de preços atual da Microsoft para conferir os detalhes, porque a estrutura dos planos muda e não vamos citar valores que podem estar errados quando você ler isto.

A comparação útil está no que cada cobrança considera. A Microsoft cobra pelas pessoas da sua organização, mas os leitores de um catálogo público não fazem parte dela. Por isso, a publicação para desconhecidos não está incluída nessas licenças. Nós cobramos por produto, sem limite de usuários, porque o público de um flipbook não tem limite e é desconhecido por definição. Se você já tem Microsoft 365, nada disso é motivo para deixar de usá-lo. O ponto é que a última etapa, quando um documento finalizado chega a um público sem conta na sua organização, exige outra compra.

O que cada plano gratuito realmente oferece

O plano gratuito do Flipbooks AI mantém três flipbooks publicados ao mesmo tempo com 1 GB de armazenamento, o efeito Magazine para virar página e uma pequena marca no canto do flipbook publicado. Não há limite de páginas, então um relatório longo ou catálogo é publicado inteiro. Não aparecem anúncios ao lado do leitor. Os leitores nunca precisam de uma conta. Você pode usar uma senha compartilhada. Os flipbooks nunca aparecem em um diretório público e não há uma regra de inatividade, então continuam no ar até você excluí-los. O limite é renovável, não vitalício. Ao excluir um flipbook, você libera a vaga na hora.

SharePoint não tem um plano gratuito nesse mesmo sentido. Ele vem com uma assinatura do Microsoft 365. O que cada usuário recebe depende totalmente do plano comprado pela organização e das configurações da conta corporativa. Isso não é uma crítica. É outro tipo de produto: software empresarial licenciado centralmente, com armazenamento compartilhado pela organização e recursos habilitados pelos administradores, não escolhidos por quem precisa publicar algo naquele dia.

Por isso, na prática, a comparação não é sobre limites de uso. Se você trabalha em um lugar com Microsoft 365, já tem onde guardar o arquivo e não precisou pedir isso. O que talvez você não tenha e não possa conceder a si mesmo é a possibilidade de enviar um link a vinte mil pessoas que nunca ouviram falar da sua organização. Nosso plano gratuito resolve essa segunda questão sem uma ordem de compra e, para muita gente, esse é todo o motivo para chegar até aqui.

Marca e marcas d’água

Nenhum dos dois produtos coloca uma marca d’água sobre as páginas. No Flipbooks AI, o flipbook gratuito exibe uma pequena marca no canto do leitor. Todos os planos pagos, a partir de US$ 58 por ano, removem essa marca ou a substituem pelo seu próprio logotipo. Os mesmos US$ 58 liberam as cores da sua marca para os controles do leitor, de modo que a interface ao redor das páginas combina com sua paleta. Também liberam os efeitos de virar página que o plano gratuito não oferece. O leitor vê seu documento com a identidade da sua marca ao redor.

SharePoint tem recursos robustos de identidade visual, mas eles são para o site, não para o documento. Temas, cabeçalhos, navegação, sites centrais e páginas de notícias permitem que uma intranet tenha a cara da organização que a administra. Esse é o objetivo certo para um produto usado por colegas. O documento em si não muda, como deve ser em um sistema oficial de registros: o PDF que sai é o mesmo PDF que entrou. O que falta é uma maneira de personalizar a leitura de um documento específico, pois todos os documentos são lidos no mesmo visualizador genérico do Microsoft 365.

Para um público interno, isso não tem problema algum, porque você não precisa impressionar seus colegas com uma capa. Para um público externo, a diferença aparece. Um cliente que toca em um link e chega a um visualizador de documentos com um botão de download tem uma experiência de arquivamento, não de publicação. A intranet bem-feita que ele nem vê não muda essa impressão.

Privacidade e quem pode encontrar seu flipbook

SharePoint vence esta seção sem discussão, e isso precisa ser dito antes de qualquer outra coisa. As permissões vêm do seu diretório, então o acesso é concedido por pessoa e por grupo, não por link. Um administrador pode revogar o acesso depois, o compartilhamento fora da organização é controlado centralmente e pode ser desativado por completo. A atividade pode ser auditada. Organizações sujeitas a regras regulatórias também podem usar rótulos de retenção, retenção jurídica e eDiscovery. Se um documento não pode vazar, esses são os controles que você quer ao redor dele.

O Flipbooks AI não oferece nada parecido, e não vamos fingir o contrário. Um link de flipbook é um endereço longo, impossível de adivinhar. Nunca listamos flipbooks em um diretório público nem os enviamos a mecanismos de busca. Também não há anúncios ao lado do leitor. Na prática, o link chega às pessoas com quem você o compartilha. Mas a senha do Flipbooks AI protege a interface do leitor, não o arquivo por trás dela. Portanto, um documento que não pode vazar de jeito nenhum precisa de uma ferramenta com controle de acesso de verdade. Quem tem o link tem o documento, e um link publicado em algum lugar público pode ser encontrado por mecanismos de busca como qualquer outro endereço.

Isso dá uma regra simples para decidir onde colocar cada documento. Atas do conselho, documentos de RH, contratos, dados financeiros ainda não publicados e qualquer coisa sujeita a uma obrigação ficam no SharePoint, protegidos por permissões. Catálogos, folhetos, prospectos, relatórios anuais e boletins comunitários são publicações. Você quer mostrá-los a desconhecidos. Nesse caso, o problema não é o controle de acesso, e obrigar leitores a entrar em uma conta é o jeito mais rápido de garantir que eles não leiam o documento.

Incorporação e compartilhamento

No Flipbooks AI, o código de incorporação vem com o Plus, por US$ 13 por mês ou US$ 96 por ano, e inclui uma lista de domínios permitidos para você decidir quais sites podem exibir o flipbook em um quadro. O documento aparece dentro da sua própria página com o efeito de virar página, ajustado ao seu layout. A pessoa lê sem sair do site nem entrar em uma conta. Para compartilhar sem incorporar, basta usar o link. Ele abre o mesmo leitor em qualquer navegador e celular.

SharePoint também permite incorporar arquivos e faz isso bem dentro da organização: um componente de visualização de arquivos coloca um documento diretamente em uma página da intranet, e os colegas com acesso já conseguem abri-lo. Se você mostra essa mesma página ao público, o resultado depende das configurações de compartilhamento externo da sua organização, que cabem ao administrador, não a você. Em muitas organizações, links anônimos são limitados ou desativados. Nesse caso, o visitante vê uma solicitação para entrar em uma conta, não o documento. Pedir uma mudança é uma conversa sobre governança, não um favor rápido.

Essa diferença é o motivo mais comum para alguém de uma equipe de comunicação ou marketing chegar a uma página como esta. O documento está pronto, a página da intranet está pronta e só falta um link que funcione para pessoas que não existem no diretório. Publicar uma cópia como flipbook resolve isso sem pedir a ninguém que afrouxe as regras da organização. Em geral, esse é o acordo certo para um documento que sempre foi feito para o público.

Facilidade de uso e para que serve cada ferramenta

SharePoint é uma plataforma completa: bibliotecas de documentos com metadados e versões, coautoria nos aplicativos do Office, fluxos de trabalho pelo Power Automate, formulários, listas, retenção, ferramentas de conformidade, busca em tudo e uma camada de intranet com notícias e páginas. Ele está profundamente integrado ao Teams e ao OneDrive, por isso tantas organizações gerenciam todo o ciclo de vida dos documentos nele. Também é, por consenso geral, um sistema que exige administração. E quem quer publicar um folheto online hoje à tarde raramente tem as permissões necessárias.

O Flipbooks AI é mais limitado de propósito, e a lista do que falta é curta e honesta. Não tem galeria de modelos, editor de páginas integrado, domínios personalizados, acessos para equipes, API, análises de leitura, formulários para captar contatos nem comércio eletrônico. Você já criou o documento onde fez o PDF. Envie o arquivo finalizado, escolha um efeito de virar página, defina uma senha se ele for semiprivado, adicione seu logotipo e as cores da sua marca se estiver pagando e compartilhe o link. Depois, não há nada para configurar, e esse é o objetivo.

A escolha depende mesmo da etapa em que o documento está, não das qualidades de cada produto. Enquanto estiver sendo escrito, revisado, versionado e aprovado, ele pertence ao SharePoint. Tirar o arquivo de lá antes da hora só cria cópias em que ninguém confia. Depois da aprovação e quando o público estiver fora da organização, publicá-lo como flipbook é a última etapa. A maioria das equipes que usa os dois mantém a biblioteca como cópia principal e trata o flipbook como a versão pública do documento.

Quem deve escolher o quê

Escolha o Flipbooks AI se

• Os leitores estão fora da sua organização e nunca terão uma conta nela
• Você quer seu próprio logotipo e as cores da sua marca no leitor, a partir de US$ 58 por ano
• Você quer o efeito de virar página e uma experiência de leitura de verdade, em vez de um visualizador de documentos
• Você precisa publicar hoje, sem pedir que um administrador altere uma política de compartilhamento

Escolha SharePoint se

• O documento ainda está sendo escrito, revisado, versionado ou aprovado pelos colegas
• O acesso precisa acompanhar o diretório, poder ser revogado e deixar um registro de auditoria
• Há uma obrigação de retenção, retenção jurídica, eDiscovery ou outra regra de conformidade
• Você quer coautoria nos aplicativos do Office, metadados, fluxos de trabalho e busca em todas as bibliotecas

Como migrar de SharePoint para o Flipbooks AI

Para a maioria dos leitores, migração não é a palavra certa, porque as duas ferramentas fazem trabalhos diferentes e o resultado mais comum é continuar usando ambas. Veja como pegar os documentos que sempre foram publicações e criar links públicos para eles, enquanto tudo que é interno continua no lugar onde a governança já funciona.

1. Separe a intranet das publicações. Veja tudo o que você compartilha com pessoas de fora da organização. Qualquer documento com destinatários específicos, rótulo de retenção ou obrigação de aprovação continua no SharePoint. Tudo o que você está tentando mostrar ao público, como catálogos, folhetos, prospectos, relatórios anuais e boletins, é uma publicação e faz parte desta mudança.
2. Exporte o PDF aprovado da biblioteca de documentos. Use a versão que foi realmente aprovada, não a última versão de rascunho. Se existir, prefira exportar o arquivo original pela ferramenta de design, pois um arquivo que passou por várias conversões pode conter imagens comprimidas ou links internos quebrados. Confira a ordem das páginas e se a capa aparece primeiro.
3. Anote o que o SharePoint fazia e um link público não faz. As permissões por pessoa, a revogação de acesso, o histórico de auditoria, a retenção e o acompanhamento de versões não acompanham um PDF. Se alguma dessas coisas for importante para um documento, ele não é uma publicação e precisa voltar para a biblioteca. Decidir isso agora custa muito menos que descobrir depois de divulgar o link.
4. Envie o PDF ao Flipbooks AI e configure-o. Solte o arquivo na página de criação, escolha um efeito de virar página, adicione uma senha se o documento for semipúblico e configure seu logotipo e as cores da sua marca se estiver em um plano pago. Confira a prévia no celular e no computador, pois a maioria dos leitores externos chega pelo celular. Lembre-se de que o plano gratuito mantém três flipbooks publicados ao mesmo tempo.
5. Compartilhe o link do flipbook e mantenha a biblioteca como arquivo. Aponte a página da intranet, o e-mail da campanha, o QR e o site para o link do flipbook. Deixe o PDF original no SharePoint como cópia principal, sujeito às regras de retenção normais. Quando uma nova edição for aprovada, publique-a da mesma forma e atualize o link, em vez de editar um arquivo no lugar.

Perguntas frequentes

SharePoint é gratuito e como as organizações costumam comprá-lo?

SharePoint não é vendido como um produto gratuito. Ele vem incluído na maioria das assinaturas empresariais do Microsoft 365 e também está disponível em um plano independente. Na prática, a organização paga a licença centralmente por usuário, em vez de deixar a pessoa que precisa dele decidir no mesmo dia. O armazenamento é compartilhado no nível da organização e os administradores habilitam os recursos. Confira os detalhes dos planos na página de preços atual da Microsoft, pois a estrutura muda. Você pode começar por conta própria com o plano gratuito do Flipbooks AI: três flipbooks publicados ao mesmo tempo, 1 GB, sem limite de páginas e sem anúncios.

SharePoint transforma um PDF em flipbook?

Não. SharePoint abre o PDF em um visualizador de documentos, onde os leitores podem rolar a página, pesquisar, imprimir e baixar o arquivo. Isso é exatamente o que um sistema de gestão de documentos deve fazer, mas não cria um flipbook. Um flipbook mostra as páginas em pares e usa o efeito de virar página no navegador. Ele se ajusta ao celular e ao computador, e você pode personalizar os controles do leitor com seu próprio logotipo e suas cores. Para transformar um arquivo armazenado no SharePoint em flipbook, publique uma cópia em um serviço que crie flipbooks e mantenha a biblioteca como arquivo.

Uma pessoa de fora da minha organização consegue abrir um link do SharePoint?

Às vezes, mas a decisão não depende só de você. SharePoint pode criar links para pessoas de fora da organização, inclusive links anônimos. Porém, o compartilhamento externo é administrado centralmente e muitas organizações o limitam ou desativam. Se a opção não estiver habilitada, quem recebe o link verá uma solicitação para entrar em uma conta, não o documento. Conseguir uma mudança exige uma conversa sobre governança, não um favor rápido. Um link do Flipbooks AI sempre abre sem conta. Por isso, publicar uma cópia costuma ser mais rápido que afrouxar as regras da organização.

Qual ferramenta é melhor para um catálogo, folheto ou relatório anual?

O Flipbooks AI, para esse trabalho específico. Esses documentos estão prontos, são destinados a pessoas de fora da organização e nenhum leitor quer entrar em uma conta para abri-los. Um link de flipbook abre diretamente em um leitor com efeito de virar página e seu logotipo, funciona no celular e pode ser incorporado a um site público no Plus. SharePoint continua sendo o melhor lugar para guardar o arquivo principal, os rascunhos, as aprovações e as obrigações de retenção que levaram à versão final. É assim que a maioria das equipes acaba usando as duas ferramentas juntas.

Posso usar SharePoint e Flipbooks AI juntos?

Sim, e é essa combinação que sugerimos a quem já usa Microsoft 365. Mantenha o documento de trabalho, suas versões e as aprovações na biblioteca que controla a governança. Quando estiver pronto para o público externo, publique o PDF aprovado como flipbook. Não há integração entre os dois produtos. Você baixa o PDF final e o envia para cá, o que leva cerca de um minuto. Depois, a página da intranet pode apontar para o flipbook como qualquer outro endereço.

Uma senha do Flipbooks AI é tão segura quanto as permissões do SharePoint?

Não, e seria irresponsável dizer que sim. A senha do Flipbooks AI protege a interface do leitor, não o arquivo por trás dela. Portanto, um documento que não pode vazar de jeito nenhum precisa de uma ferramenta com controle de acesso de verdade. SharePoint oferece permissões por pessoa com base no diretório, revogação de acesso, auditoria, rótulos de retenção e retenção jurídica. Nada no nosso produto substitui esses recursos. Nossa senha serve para evitar que qualquer pessoa veja por acaso um documento semiprivado, como uma lista de preços para revendedores, não para proteger informações confidenciais.

Posso incorporar um documento do SharePoint em um site público?

Só se as regras da sua organização permitirem acesso externo anônimo, que muitas vezes é limitado. Mesmo nesse caso, o visitante vê o visualizador de documentos da Microsoft incorporado à página, não uma experiência de leitura com a sua marca. No Flipbooks AI, o código de incorporação vem com o Plus, por US$ 13 por mês ou US$ 96 por ano, e inclui uma lista de domínios permitidos para você escolher os sites que podem exibi-lo em um quadro. O que aparece na sua página é o próprio flipbook, com efeito de virar página e seu logotipo e suas cores, ajustado ao layout e aberto para qualquer pessoa.

Quanto custa o Flipbooks AI e existe um plano gratuito?

Existe um plano gratuito com até três flipbooks publicados ao mesmo tempo e 1 GB de armazenamento. Ele inclui o efeito Magazine, uma pequena marca no canto, nenhum limite de páginas e nenhum anúncio. O Starter custa US$ 58 por ano, só tem cobrança anual e remove a marca do canto ou a substitui pelo seu logotipo. Também inclui cores da sua marca e os outros efeitos de virar página. O Plus custa US$ 13 por mês ou US$ 96 por ano e inclui o código de incorporação com uma lista de domínios permitidos. O Ultra custa US$ 27 por mês ou US$ 204 por ano e inclui música de fundo e uma senha separada para cada leitor. Os preços são iguais no mundo todo, e não há cobrança por usuário.

Posso importar meus documentos do SharePoint para o Flipbooks AI?

Não. Não há conexão entre os produtos nem opção de importação. Você baixa o PDF aprovado da biblioteca e o envia para cá, o que leva cerca de um minuto por documento. Tudo o que estava associado ao arquivo no SharePoint fica para trás, inclusive permissões, colunas de metadados, histórico de versões, rótulos de retenção e registros de auditoria. Se alguma dessas coisas for importante para um documento, isso indica que ele deve continuar na biblioteca, em vez de virar um link público.

SharePoint é uma boa ferramenta?

Sim, e não chegamos nem perto do que ele faz. SharePoint oferece bibliotecas de documentos com versões e metadados, permissões que acompanham o diretório, coautoria nos aplicativos do Office, fluxos de trabalho, retenção e eDiscovery, busca em toda a organização e uma camada de intranet. Tudo isso está integrado ao Teams e ao OneDrive. Nada disso existe no Flipbooks AI, por preço nenhum. A diferença está no objetivo: SharePoint é onde uma organização guarda e administra seus documentos. Nós publicamos um documento finalizado para que desconhecidos possam lê-lo com facilidade no celular.