Flipbooks AI vs SharePoint: dove conservare un documento completo?

La risposta breve

Scegli Flipbooks AI se il documento è completo e il pubblico è esterno alla tua organizzazione. Ti serve un link che apra un flipbook con effetto sfoglio in qualsiasi browser, senza accesso, app, programma di sincronizzazione né richieste all’amministratore. Il lettore mostra il tuo logo e i colori del tuo marchio intorno alle pagine. Funziona sul telefono e, con i piani a pagamento, puoi incorporarlo nel tuo sito pubblico o aggiungere musica di sottofondo. È una pubblicazione e si prepara in circa un minuto.

Scegli SharePoint se il documento fa ancora parte del lavoro dell’organizzazione. Offre autorizzazioni che seguono la directory, collaborazione alla stesura in Word ed Excel, cronologia delle versioni, ritiro e restituzione dei file, etichette di conservazione, eDiscovery, ricerca in tutte le raccolte e le pagine intranet che i colleghi già aprono ogni mattina. Flipbooks AI non offre nulla di tutto questo e non lo farà. Se il file ha un responsabile, un ciclo di revisione e una fase di approvazione, deve restare in una raccolta, non finire su un link pubblico.

Flipbooks AI e SharePoint a colpo d’occhio

Flipbooks AI vince in 7 di queste 11 righe, pareggia in 4 e non perde nessuna. Abbiamo scelto noi le voci, quindi leggile con questo criterio. Nelle sezioni seguenti spieghiamo chiaramente quando SharePoint è l’acquisto migliore.

Confronto dei prezzi

I nostri prezzi sono abbastanza semplici da elencare per intero. Il piano gratuito tiene attivi tre flipbook alla volta con 1 GB di spazio. Starter costa 58 $ all’anno, solo con pagamento annuale, e rimuove il logo nell’angolo o lo sostituisce con il tuo. Sblocca anche i colori del marchio per i controlli del lettore e gli effetti sfoglio non disponibili nel piano gratuito. Plus costa 13 $ al mese o 96 $ all’anno e aggiunge il codice di incorporamento con un elenco di domini consentiti. Ultra costa 27 $ al mese o 204 $ all’anno e aggiunge la musica di sottofondo e una password separata per ogni lettore. I prezzi sono uguali in tutto il mondo, c’è un solo listino e non si paga per persona.

SharePoint si paga per utente, soprattutto come parte di un abbonamento Microsoft 365, anche se esiste un piano autonomo. Per la maggior parte delle organizzazioni è già pagato. È un vantaggio concreto che un confronto non dovrebbe ignorare: spesso lo strumento meno costoso è quello già in fattura. Per i dettagli, controlla la pagina dei prezzi aggiornata, perché i piani Microsoft cambiano. Non riportiamo cifre che potrebbero essere già sbagliate quando leggerai questa pagina.

È utile confrontare il criterio con cui si calcola la spesa. Microsoft addebita i costi in base alle persone della tua organizzazione, mentre i lettori di un catalogo pubblico non fanno parte del team. Pubblicare per gli sconosciuti, quindi, non rientra nelle licenze utente. Noi addebitiamo il costo per prodotto, senza limiti di utenti, perché il pubblico di un flipbook è per sua natura illimitato e non lo conosci in anticipo. Se hai già Microsoft 365, non ti stiamo dicendo di smettere di usarlo. Ti diciamo che il passaggio finale, quello in cui un documento completo raggiunge un pubblico senza account nella tua organizzazione, richiede uno strumento diverso.

Cosa offre davvero ogni piano gratuito

Il piano gratuito di Flipbooks AI tiene attivi tre flipbook alla volta con 1 GB di spazio. Il flipbook pubblicato usa l’effetto sfoglio Magazine e mostra un piccolo logo nell’angolo. Non c’è limite di pagine, quindi puoi pubblicare interamente anche un rapporto o un catalogo lungo. Non ci sono annunci accanto al lettore e i lettori non hanno bisogno di un account. Puoi impostare una password condivisa. I flipbook non compaiono mai in un elenco pubblico e non c’è una regola di inattività: restano attivi finché non li elimini. Il limite si rinnova, non è un conteggio valido per tutta la vita dell’account. Se elimini un flipbook, liberi subito il posto.

SharePoint non offre un piano gratuito nello stesso senso. Fa parte di un abbonamento Microsoft 365 e ciò che riceve ogni utente dipende interamente dal piano acquistato dall’organizzazione e dalla configurazione dell’account aziendale. Non è una critica. È un prodotto diverso: software per organizzazioni con licenze gestite a livello centrale, spazio condiviso tra tutti e funzioni attivate dagli amministratori, non scelte dalla persona che oggi deve pubblicare qualcosa.

Per questo, nella pratica, il confronto non riguarda le quote. Se lavori in un’organizzazione con Microsoft 365, hai già uno spazio in cui conservare i file e non hai dovuto chiederlo. Quello che potresti non avere, e non puoi concederti da solo, è la possibilità di inviare un link a ventimila persone che non hanno mai sentito parlare della tua organizzazione. Il nostro piano gratuito risponde a questa seconda esigenza senza richiedere un ordine d’acquisto. Per molte persone è tutto il motivo per cui finiscono qui.

Marchio e filigrane

Nessuno dei due prodotti imprime una filigrana sulle pagine. Su Flipbooks AI, il flipbook gratuito mostra un piccolo logo nell’angolo del lettore. Tutti i piani a pagamento, a partire da 58 $ all’anno, lo rimuovono o lo sostituiscono con il tuo. Gli stessi 58 $ sbloccano i colori del marchio per i controlli del lettore, così l’interfaccia intorno alle pagine riprende la tua palette, e gli effetti sfoglio non inclusi nel piano gratuito. Il lettore vede il tuo documento con il tuo marchio intorno.

SharePoint offre funzioni di personalizzazione avanzate, ma si applicano al sito, non al documento. Temi, intestazioni, navigazione, siti hub e pagine di notizie permettono di dare alla rete intranet l’aspetto dell’organizzazione che la gestisce. È l’obiettivo giusto per un prodotto usato dai colleghi. Il documento resta intatto, come deve essere in un archivio di riferimento: il PDF scaricato è quello caricato. Manca un modo per personalizzare la lettura di un singolo documento, perché tutti usano lo stesso visualizzatore generico di Microsoft 365.

Per i lettori interni va benissimo: non devi fare colpo sui colleghi con una copertina. Con un pubblico esterno, però, la differenza si vede. Un cliente che tocca un link e arriva in un visualizzatore con un pulsante per scaricare vede un’esperienza d’archivio, non una pubblicazione. La rete intranet curata, che non può vedere, non cambia questa impressione.

Privacy e chi può trovare il tuo flipbook

SharePoint vince nettamente in questa sezione e va detto subito. Le autorizzazioni dipendono dalla directory, quindi puoi assegnare l’accesso a persone e gruppi, non solo a chi possiede un link. Un amministratore può revocarlo in seguito. La condivisione al di fuori dell’organizzazione è gestita centralmente e può essere disattivata del tutto. Le attività sono verificabili e le organizzazioni soggette a regolamenti possono usare etichette di conservazione, blocchi legali ed eDiscovery. Se un documento non deve finire nelle mani sbagliate, ti serve questo sistema.

Flipbooks AI non offre nulla di paragonabile, e fingere il contrario sarebbe disonesto. Il link di un flipbook è un URL lungo e difficile da indovinare. Non inseriamo i flipbook in un elenco pubblico né li inviamo ai motori di ricerca, e non mostriamo annunci accanto al lettore. In pratica, il link raggiunge le persone a cui lo invii. Ma la password di Flipbooks AI protegge l’interfaccia del lettore, non il file sottostante. Se il documento non deve davvero finire nelle mani sbagliate, ti serve uno strumento con un vero controllo degli accessi. Chiunque abbia il link ha accesso al documento e, se il link viene pubblicato in uno spazio pubblico, i motori di ricerca possono esaminarlo come qualsiasi altro URL.

Puoi quindi distinguere i documenti in modo semplice. Verbali del consiglio di amministrazione, documenti delle risorse umane, contratti, dati finanziari non pubblicati e qualsiasi contenuto soggetto a obblighi devono restare in SharePoint con le relative autorizzazioni. Cataloghi, brochure, prospetti informativi, relazioni annuali e bollettini della comunità sono pubblicazioni: vuoi proprio mostrarli a persone che non conosci. Il problema non è il controllo degli accessi e far passare i lettori da una richiesta di accesso è il modo più rapido per assicurarti che non li leggano.

Incorporamento e condivisione

Su Flipbooks AI il codice di incorporamento è disponibile con Plus, a 13 $ al mese o 96 $ all’anno. L’elenco dei domini consentiti ti permette di scegliere quali siti possono incorporare il flipbook. Il documento resta all’interno della tua pagina, mantiene l’effetto sfoglio e si adatta al tuo layout. I visitatori lo leggono senza lasciare il tuo sito e senza accedere. Per condividere senza incorporarlo, basta il link, che apre lo stesso visualizzatore in qualsiasi browser e su qualsiasi telefono.

Anche SharePoint permette di incorporare file e lo fa bene all’interno dell’organizzazione: una web part con il visualizzatore inserisce un documento direttamente in una pagina intranet e i colleghi che hanno già accesso possono vederlo. Se mostri quella pagina al pubblico, il risultato dipende dalle impostazioni di condivisione esterna dell’organizzazione, che decide l’amministratore, non tu. In molte organizzazioni i link anonimi sono limitati o disattivati. Al visitatore compare così una richiesta di accesso invece del documento e chiedere una modifica diventa una questione di gestione delle regole, non un favore veloce.

Questa differenza è il motivo più comune per cui qualcuno del reparto comunicazione o marketing finisce su una pagina come questa. Il documento è pronto e la pagina intranet è pronta, ma manca un link che funzioni per chi non esiste nella directory. Pubblicarne una copia come flipbook risolve il problema senza chiedere a nessuno di allentare le regole dell’organizzazione. Di solito è la scelta giusta per un documento che era già destinato al pubblico.

Facilità d’uso e a cosa serve ogni strumento

SharePoint è una piattaforma completa: raccolte di documenti con metadati e versioni, collaborazione alla stesura con le app di Office, flussi di lavoro tramite Power Automate, moduli, elenchi, funzioni di conservazione e conformità, ricerca in tutti i contenuti e una rete intranet con notizie e pagine. È integrato a fondo con Teams e OneDrive, per questo tante organizzazioni vi gestiscono l’intero ciclo di vita dei documenti. È anche, come riconoscono in molti, un sistema che richiede una gestione costante. E chi vuole pubblicare una brochure entro il pomeriggio raramente ha accesso a queste impostazioni.

Flipbooks AI ha uno scopo limitato per scelta e l’elenco di ciò che non offre è breve e chiaro. Niente galleria di modelli, editor di pagina integrato, domini personalizzati, account per i team, API, statistiche sui lettori, moduli di contatto o funzioni di vendita online. La grafica viene preparata nello strumento con cui hai creato il PDF. Carichi il file completo, scegli un effetto sfoglio, imposti una password se il documento deve essere visibile solo a un pubblico ristretto, aggiungi il tuo logo e i colori del marchio se hai un piano a pagamento e condividi il link. Dopo non devi configurare altro, ed è proprio questo il punto.

La scelta dipende quindi dalla fase in cui si trova il documento, non dal valore dei prodotti. Mentre lo scrivete, rivedete, aggiornate e approvate, deve restare in SharePoint. Spostarlo troppo presto crea solo copie di cui nessuno si fida. Quando riceve l’approvazione e il pubblico è esterno all’organizzazione, l’ultimo passaggio è pubblicarlo come flipbook. I team che usano entrambi di solito tengono la copia principale nella raccolta e usano il flipbook come versione pubblica.

Chi dovrebbe scegliere cosa

Scegli Flipbooks AI se

• I lettori sono esterni all’organizzazione e non avranno mai un account aziendale
• Vuoi il tuo logo e i colori del marchio sul lettore, da 58 $ all’anno
• Vuoi l’effetto sfoglio e una vera esperienza di lettura invece di un visualizzatore di documenti
• Vuoi pubblicare oggi senza chiedere all’amministratore di cambiare le regole di condivisione

Scegli SharePoint se

• I colleghi stanno ancora scrivendo, rivedendo, aggiornando o approvando il documento
• L’accesso deve seguire la directory, poter essere revocato e lasciare una traccia verificabile
• Devi rispettare obblighi di conservazione, blocco legale, eDiscovery o altri requisiti
• Vuoi collaborare alla stesura nelle app di Office e usare metadati, flussi di lavoro e ricerca in tutte le raccolte

Come passare da SharePoint a Flipbooks AI

Per la maggior parte dei lettori, passare da un servizio all’altro è la definizione sbagliata: i due strumenti fanno lavori diversi e di solito si continua a usarli entrambi. Ecco come dare un link pubblico ai documenti che erano già destinati al pubblico, lasciando i documenti interni nello spazio previsto dalle regole della tua organizzazione.

1. Separa la rete intranet dalle pubblicazioni. Esamina ciò che condividi con persone esterne. I documenti con destinatari specifici, un’etichetta di conservazione o l’obbligo di approvazione devono restare in SharePoint. I contenuti che vuoi davvero mostrare al pubblico, come cataloghi, brochure, prospetti informativi, relazioni annuali e bollettini, sono pubblicazioni e rientrano in questo passaggio.
2. Esporta il PDF approvato dalla raccolta di documenti. Prendi la versione approvata, non l’ultima bozza. Se esiste, usa l’esportazione originale dello strumento di progettazione: i file passati più volte tra servizi diversi possono contenere immagini compresse o link interni non più validi. Controlla l’ordine delle pagine e verifica che la copertina sia la prima.
3. Annota cosa faceva SharePoint che un link pubblico non può fare. Le autorizzazioni per singola persona, la revoca dell’accesso, la cronologia delle verifiche, la conservazione e il controllo delle versioni non seguono il PDF. Se una di queste funzioni serve davvero per un documento, non è una pubblicazione e deve tornare nella raccolta. Deciderlo ora costa molto meno che farlo dopo aver distribuito il link.
4. Carica il PDF su Flipbooks AI e preparalo. Trascina il file nella pagina di creazione, scegli un effetto sfoglio, aggiungi una password se il documento è pubblico solo in parte e imposta il tuo logo e i colori del marchio se hai un piano a pagamento. Controlla l’anteprima sia sul telefono sia sul computer desktop, perché la maggior parte dei lettori esterni userà il telefono. Ricorda che il piano gratuito tiene attivi tre flipbook alla volta.
5. Condividi il link del flipbook e conserva la raccolta come archivio. Imposta il link del flipbook nella pagina intranet, nell’email della campagna, nel codice QR e sul sito. Conserva il PDF originale in SharePoint come copia principale, secondo le normali regole di conservazione. Quando approvi una nuova edizione, pubblicala allo stesso modo e aggiorna il link invece di modificare il documento già pubblicato.

Domande frequenti

SharePoint è gratuito? Come si acquista di solito?

SharePoint non viene venduto come prodotto gratuito. È incluso nella maggior parte degli abbonamenti Microsoft 365 per aziende ed è disponibile anche con un piano autonomo. In pratica si acquista una licenza per utente e se ne occupa l’organizzazione, non la persona che oggi ha bisogno del servizio. Lo spazio di archiviazione è condiviso a livello aziendale e gli amministratori attivano le funzioni. Controlla la pagina dei prezzi aggiornata di Microsoft, perché i piani cambiano. Flipbooks AI offre un piano gratuito che puoi attivare da solo: tre flipbook attivi alla volta, 1 GB di spazio, nessun limite di pagine e nessun annuncio.

SharePoint può trasformare un PDF in un flipbook?

No. SharePoint apre il PDF in un visualizzatore di documenti in cui i lettori possono scorrere, cercare, stampare e scaricare il file. È il comportamento giusto per un sistema di gestione documentale, ma non è un flipbook. Un flipbook mostra le pagine come doppie pagine con l’effetto sfoglio nel browser. Si adatta al telefono e al computer desktop e offre controlli del lettore che puoi personalizzare con il tuo logo e i tuoi colori. Per ottenere questo risultato con un file conservato in SharePoint, devi pubblicarne una copia con uno strumento per creare flipbook e conservare l’originale nella raccolta.

Una persona esterna può aprire un link di SharePoint?

A volte, ma non dipende solo da te. SharePoint può creare link per persone esterne all’organizzazione, anche anonimi, ma la condivisione esterna è gestita a livello centrale e molte organizzazioni la limitano o la disattivano. Se l’impostazione è disattivata, il destinatario vede una richiesta di accesso invece del documento. Per modificarla devi affrontare una questione di gestione delle regole, non chiedere un favore veloce. Un link Flipbooks AI si apre sempre senza account. Per questo spesso pubblicare una copia è più rapido che modificare le regole dell’organizzazione.

Quale strumento è migliore per un catalogo, una brochure o una relazione annuale?

Per questo lavoro specifico, Flipbooks AI. Quei documenti sono completi, si rivolgono a persone esterne all’organizzazione e nessun lettore vuole accedere solo per consultarli. Un link al flipbook apre subito un visualizzatore con effetto sfoglio e il tuo logo, funziona sul telefono e con Plus si può incorporare in un sito pubblico. SharePoint resta lo spazio migliore per la copia principale, le bozze, le approvazioni e gli obblighi di conservazione che hanno portato al documento. È proprio così che la maggior parte dei team finisce per usare entrambi.

Posso usare insieme SharePoint e Flipbooks AI?

Sì, ed è la soluzione che consigliamo a chi ha già Microsoft 365. Conserva il documento di lavoro, le sue versioni e le approvazioni nella raccolta in cui si applicano le regole della tua organizzazione. Poi pubblica il PDF approvato come flipbook quando è pronto per il pubblico esterno. Non c’è un’integrazione tra i due prodotti, quindi devi scaricare il PDF finale e caricarlo qui. Ci vuole circa un minuto. A quel punto la pagina intranet può collegarsi al flipbook come a qualsiasi altro URL.

Una password di Flipbooks AI è sicura quanto le autorizzazioni di SharePoint?

No, e sarebbe irresponsabile dire il contrario. La password di Flipbooks AI protegge l’interfaccia del lettore, non il file sottostante. Se il documento non deve davvero finire nelle mani sbagliate, ti serve uno strumento con un vero controllo degli accessi. SharePoint offre autorizzazioni per ogni persona collegate alla directory, possibilità di revocare l’accesso, verifiche, etichette di conservazione e blocco legale. Il nostro prodotto non sostituisce nessuna di queste funzioni. La nostra password serve a impedire che un documento riservato a un gruppo ristretto, come un listino all’ingrosso, venga visto per caso. Non serve a proteggere contenuti riservati.

Posso incorporare un documento SharePoint in un sito pubblico?

Solo se l’account aziendale permette l’accesso anonimo dall’esterno, che spesso è limitato. Anche in quel caso, nella tua pagina il visitatore vede il visualizzatore di documenti Microsoft, non un’esperienza di lettura con il tuo marchio. Su Flipbooks AI il codice di incorporamento è disponibile con Plus, a 13 $ al mese o 96 $ all’anno. L’elenco dei domini consentiti ti permette di scegliere quali siti possono incorporare il flipbook. Nella tua pagina compare il flipbook stesso, con effetto sfoglio, il tuo logo e i tuoi colori, adattato al layout e accessibile a chiunque.

Quanto costa Flipbooks AI? C’è un piano gratuito?

Sì. Il piano gratuito offre 1 GB di spazio per tenere attivi tre flipbook alla volta, l’effetto sfoglio Magazine e un piccolo logo nell’angolo. Non ha un limite di pagine né annunci. Starter costa 58 $ all’anno, solo con pagamento annuale. Rimuove il logo nell’angolo o lo sostituisce con il tuo, aggiunge i colori del marchio e sblocca gli altri effetti sfoglio. Plus costa 13 $ al mese o 96 $ all’anno e aggiunge il codice di incorporamento con un elenco di domini consentiti. Ultra costa 27 $ al mese o 204 $ all’anno e aggiunge musica di sottofondo e una password separata per ogni lettore. I prezzi sono uguali in tutto il mondo e non si paga per ogni utente.

Posso importare i documenti di SharePoint in Flipbooks AI?

No. Non c’è un connettore né una funzione di importazione. Devi scaricare il PDF approvato dalla raccolta e caricarlo qui, operazione che richiede circa un minuto per documento. Il PDF non porta con sé nulla di ciò che lo circondava in SharePoint: autorizzazioni, colonne di metadati, cronologia delle versioni, etichette di conservazione e registri delle verifiche. Se una di queste funzioni serve per un documento, è un forte segnale che deve restare nella raccolta e non diventare un link pubblico.

SharePoint è un buon strumento?

Sì, e per quello che fa noi non siamo neanche vicini. SharePoint offre raccolte di documenti con versioni e metadati, autorizzazioni collegate alla directory, collaborazione alla stesura nelle app di Office, flussi di lavoro, funzioni di conservazione ed eDiscovery, ricerca in tutta l’organizzazione e una rete intranet. È tutto integrato con Teams e OneDrive. Flipbooks AI non offre nulla di tutto questo, a nessun prezzo. La differenza è nello scopo: SharePoint è lo spazio in cui un’organizzazione conserva e gestisce i documenti; noi pubblichiamo un documento completo perché una persona sconosciuta possa leggerlo volentieri sul telefono.