Flipbooks AI vs SharePoint: ¿dónde debería estar un documento terminado?

La respuesta corta

Elige Flipbooks AI si el documento está terminado y sus lectores son ajenos a tu organización. Quieres un enlace que abra un flipbook para hojear en cualquier navegador, sin iniciar sesión, instalar una aplicación ni un cliente de sincronización, y sin pedir nada al administrador. Tu logotipo aparece en el lector, los colores de tu marca rodean las páginas, funciona en un teléfono y, con los planes de pago, puedes incrustarlo en tu sitio web público o añadir música de fondo. Es una publicación y se prepara en aproximadamente un minuto.

Elige SharePoint si el documento todavía forma parte del trabajo de la organización. Ofrece permisos que siguen al directorio, coautoría en Word y Excel, historial de versiones, protección al editar, etiquetas de conservación, eDiscovery, búsquedas en todas las bibliotecas y páginas de intranet que tus colegas ya abren cada mañana. Flipbooks AI no ofrece nada de eso y nunca lo hará. Si el archivo tiene un responsable, un ciclo de revisión y un paso de aprobación, debe estar en una biblioteca, no en un enlace público.

Flipbooks AI vs SharePoint de un vistazo

Flipbooks AI gana 7 de estas 11 filas, empata 4 y no pierde ninguna. Elegimos estas filas, así que interprétalas con ese contexto. Las secciones siguientes explican sin rodeos cuándo SharePoint es la mejor compra.

Comparación de precios

Nuestros precios son tan sencillos que podemos explicarlos por completo. El plan gratuito permite mantener tres flipbooks publicados a la vez con 1 GB de almacenamiento. Starter cuesta $58 al año, solo con pago anual. Quita la marca de la esquina o la cambia por tu logotipo, activa los colores de tu marca en los controles del lector y permite usar los efectos de paso de página que no incluye el plan gratuito. Plus cuesta $13 al mes o $96 al año y añade el código para incrustar con una lista de dominios permitidos. Ultra cuesta $27 al mes o $204 al año y añade música de fondo y una contraseña distinta para cada lector. Los precios son iguales en todo el mundo, hay una sola página de precios y no cobramos por persona.

SharePoint se licencia por usuario, sobre todo como parte de una suscripción a Microsoft 365, y no como un producto que compras por separado, aunque existe un plan independiente. Para la gran mayoría de las organizaciones, eso significa que ya está pagado. Es una ventaja real que una comparación no debería pasar por alto: a menudo, la herramienta más barata es la que ya aparece en la factura. Consulta la página actual de precios para ver los detalles, porque Microsoft cambia sus planes y no vamos a citar cifras que podrían estar desactualizadas cuando leas esto.

La diferencia útil es qué mide cada factura. Microsoft cobra por las personas de tu organización, y los lectores de un catálogo público no forman parte de ella. Por eso, publicar para desconocidos queda fuera de lo que cubren esas licencias. Nosotros cobramos por producto y no contamos licencias de usuario, porque por diseño un flipbook puede tener una audiencia ilimitada y desconocida. Si ya tienes Microsoft 365, nada de esto significa que debas dejar de usarlo. Significa que el último paso, cuando un documento terminado llega a un público que no tiene cuenta en tu organización, requiere una compra distinta.

Lo que de verdad te da cada plan gratuito

El plan gratuito de Flipbooks AI permite mantener tres flipbooks publicados a la vez con 1 GB de almacenamiento. Incluye el efecto de paso de página Magazine y una pequeña marca en la esquina del flipbook publicado. No hay límite de páginas, así que puedes publicar completo un informe o un catálogo largo. No aparecen anuncios junto al lector. Los lectores nunca necesitan una cuenta. Puedes usar una contraseña compartida. Los flipbooks nunca aparecen en un directorio público y no hay una regla de inactividad, así que permanecen publicados hasta que los borres. El límite es rotativo, no una cantidad para toda la vida: al borrar uno, liberas el lugar al instante.

SharePoint no tiene un plan gratuito en el mismo sentido. Viene incluido con una suscripción a Microsoft 365, y lo que obtiene cada usuario depende por completo del plan que haya comprado la organización y de cómo esté configurada la cuenta de la organización. No es una crítica. Es otro tipo de producto: software empresarial con licencias administradas de forma central, almacenamiento compartido por toda la organización y funciones que activa el administrador, no quien necesita publicar algo hoy.

Por eso, la comparación práctica no trata de límites. Si trabajas en un lugar con Microsoft 365, ya tienes dónde guardar el archivo y no tuviste que pedirlo. Pero quizá no puedes compartir un enlace con veinte mil personas que nunca han oído hablar de tu organización, y tampoco tienes permiso para concederles acceso. Nuestro plan gratuito resuelve esa segunda necesidad sin una orden de compra, y para muchas personas esa es la razón principal por la que terminan aquí.

Marca y marcas de agua

Ninguno de los dos productos estampa una marca de agua sobre las páginas. En Flipbooks AI, el lector muestra una pequeña marca en la esquina de los flipbooks gratuitos. Todos los planes de pago, desde $58 al año, la quitan o la cambian por tu logotipo. Por esos mismos $58 también se activan los colores de tu marca en los controles del lector, para que la interfaz alrededor de las páginas combine con tu paleta. Además, puedes usar los efectos de paso de página que no incluye el plan gratuito. El lector ve tu documento con tu identidad alrededor.

SharePoint ofrece opciones de marca completas, pero están pensadas para el sitio, no para el documento. Los temas, encabezados, la navegación, los sitios centrales y las páginas de noticias permiten que una intranet refleje la identidad de la organización. Ese es el objetivo adecuado para un producto que usan los colegas. El documento no se modifica, como corresponde a un sistema oficial de registro: el PDF que sale es el mismo que entró. Lo que falta es una forma de aplicar la marca a la lectura de un documento concreto, porque un visor genérico, igual en todo Microsoft 365, se encarga de mostrarlo.

Para un público interno, eso está perfectamente bien: no intentas impresionar a tus colegas con una portada. Para un público externo, se nota. Un cliente toca un enlace y llega a un visor de documentos con un botón para descargar. Eso parece una experiencia para archivar, no una publicación. La intranet bien diseñada que el cliente nunca ve no cambia esa impresión.

Privacidad y quién puede encontrar tu flipbook

SharePoint gana esta sección sin discusión, y conviene decirlo de entrada. Los permisos vienen de tu directorio, así que el acceso se concede a personas y grupos, no a quien tenga un enlace. El administrador puede revocarlo más tarde. La organización controla el uso compartido externo de forma central y puede desactivarlo por completo. La actividad se puede auditar y, en las organizaciones sujetas a regulación, se pueden usar etiquetas de conservación, retención legal y eDiscovery. Si un documento no debe filtrarse, necesitas esos controles.

Flipbooks AI no ofrece nada comparable, y no vamos a fingir lo contrario. El enlace de un flipbook es una URL larga e imposible de adivinar. Nunca incluimos flipbooks en un directorio público ni los enviamos a buscadores, y no hay anuncios junto al lector. En la práctica, el enlace llega a las personas con quienes lo compartes. Pero la contraseña de Flipbooks AI protege la interfaz del lector, no el archivo que hay detrás. Si un documento de verdad no debe filtrarse, necesitas una herramienta con controles de acceso reales. Cualquiera que tenga el enlace puede acceder al documento, y los buscadores pueden rastrear un enlace que alguien publique en un sitio público, igual que cualquier otra URL.

Así puedes decidir con claridad. Los documentos de juntas directivas, recursos humanos y contratos, las cifras financieras inéditas y cualquier archivo sujeto a una obligación deben quedarse en SharePoint bajo controles de acceso. Los catálogos, folletos, prospectos, informes anuales y boletines comunitarios son publicaciones: quieres que los vean personas ajenas a la organización. En ese caso no necesitas controles de acceso, y obligar a los lectores a iniciar sesión es la forma más rápida de asegurarte de que no lean nada.

Incrustar y compartir

En Flipbooks AI, el código para incrustar está disponible en Plus, por $13 al mes o $96 al año. Incluye una lista de dominios permitidos para que decidas qué sitios pueden mostrar el flipbook en un marco. El documento aparece dentro de tu propia página con el efecto de paso de página intacto y el tamaño ajustado a tu diseño. Los visitantes lo leen sin salir de tu sitio ni iniciar sesión. Si no quieres incrustarlo, basta con compartir el enlace: abre el mismo lector en cualquier navegador y en cualquier teléfono.

SharePoint también permite incrustar archivos, y lo hace bien dentro de la organización: un componente de visor de archivos pone un documento directamente en una página de la intranet, y los colegas que ya tienen acceso simplemente lo ven. Si muestras esa misma página al público, el resultado depende de la configuración de uso compartido externo de la organización, que decide el administrador, no tú. En muchas organizaciones se limitan o desactivan los enlaces anónimos. En ese caso, el visitante ve un aviso para iniciar sesión en vez del documento. Pedir que cambien esa configuración requiere hablar sobre las políticas de la organización, no pedir un favor rápido.

Esa diferencia es la razón más habitual por la que alguien de comunicaciones o marketing llega a una página como esta. El documento está listo y la página de la intranet también. Solo falta un enlace que funcione para personas que no aparecen en el directorio. Publicar una copia como flipbook resuelve el problema sin pedirle a nadie que relaje las políticas de la organización. Casi siempre es la opción adecuada para un documento que desde el principio estaba destinado al público.

Facilidad de uso y para qué sirve cada herramienta

SharePoint es una plataforma con muchas funciones: bibliotecas de documentos con metadatos e historial de versiones, coautoría en las aplicaciones de Office, flujos de trabajo con Power Automate, formularios, listas, herramientas de conservación y cumplimiento, búsquedas en todo el contenido y una intranet con noticias y páginas. Está muy integrado con Teams y OneDrive, por eso tantas organizaciones gestionan allí todo el ciclo de vida de sus documentos. También es un sistema que suele requerir administración, y quien quiere publicar un folleto esta tarde rara vez tiene esos permisos.

Flipbooks AI tiene un propósito acotado y es fácil explicar lo que no incluye. No tiene una galería de plantillas, editor de páginas integrado, dominios personalizados, licencias para equipos, API, estadísticas de lectura, formularios para captar contactos ni comercio electrónico. El diseño se hizo en la herramienta donde creaste el PDF. Subes el archivo terminado, eliges un efecto de paso de página, añades una contraseña si el documento es semiprivado, agregas tu logotipo y los colores de tu marca si pagas, y compartes el enlace. Después no hay nada que configurar, y esa es la idea.

La decisión depende de la etapa del documento, más que de las ventajas de cada producto. Mientras lo redactan, revisan, versionan y aprueban, debe estar en SharePoint. Sacarlo antes solo crea copias en las que nadie confía. Cuando ya está aprobado y sus lectores no tienen cuenta en la organización, publicarlo como flipbook es el último paso. La mayoría de los equipos que usan ambos conserva la biblioteca como copia maestra y usa el flipbook como cara pública del documento.

Quién debería elegir qué

Elige Flipbooks AI si

• Tus lectores son ajenos a la organización y nunca tendrán una cuenta en ella
• Quieres tu logotipo y los colores de tu marca en el lector, desde $58 al año
• Quieres el efecto de paso de página y una experiencia de lectura, en vez de un visor de documentos
• Necesitas publicarlo hoy sin que un administrador cambie una política para compartir

Elige SharePoint si

• Tus colegas todavía están redactando, revisando, actualizando o aprobando el documento
• El acceso debe seguir al directorio, se debe poder revocar y debe dejar un registro de auditoría
• Hay una obligación de conservación, retención legal, eDiscovery o cumplimiento
• Quieres coautoría en las aplicaciones de Office, metadatos, flujos de trabajo y búsquedas en todas las bibliotecas

Cómo pasarte de SharePoint a Flipbooks AI

Para la mayoría de los lectores, «cambiarse» no es la palabra adecuada, porque estas herramientas hacen trabajos distintos y lo habitual es conservar ambas. Estos pasos explican cómo dar un enlace público a los documentos que siempre fueron publicaciones y dejar todo lo interno donde ya se aplican los controles de tu organización.

1. Separa la intranet de las publicaciones. Revisa lo que compartes con personas ajenas a la organización. Todo lo que tenga destinatarios identificados, una etiqueta de conservación o una obligación de aprobación debe quedarse en SharePoint. Todo lo que quieras mostrar al público, como catálogos, folletos, prospectos, informes anuales y boletines, es una publicación y entra en este proceso.
2. Exporta de la biblioteca el PDF aprobado. Usa la versión que ya se aprobó, no el borrador más reciente. Si tienes el archivo exportado directamente desde la herramienta de diseño, es mejor usarlo, porque un documento que se exportó e importó varias veces puede tener imágenes comprimidas o enlaces internos rotos. Confirma el orden de las páginas y que la portada sea la primera.
3. Anota qué funciones de SharePoint no conserva un enlace público. Los permisos por persona, la revocación, el historial de auditoría, la conservación y el seguimiento de versiones no viajan con un PDF. Si alguna de esas funciones es importante para un documento concreto, no es una publicación y debe volver a la biblioteca. Decidirlo ahora cuesta mucho menos que hacerlo después de enviar el enlace.
4. Sube el PDF a Flipbooks AI y configúralo. Suelta el archivo en la página de creación, elige un efecto de paso de página y añade una contraseña si el documento es semipúblico. Si tienes un plan de pago, configura tu logotipo y los colores de tu marca. Previsualízalo en un teléfono y en un equipo de escritorio, porque la mayoría de los lectores externos usará uno. Recuerda que el plan gratuito permite mantener tres flipbooks publicados a la vez.
5. Comparte el enlace del flipbook y conserva la biblioteca como archivo. Dirige al flipbook la página de intranet, el correo de campaña, el código QR y el sitio web. Conserva el PDF original en SharePoint como copia maestra, bajo las reglas habituales de conservación. Cuando se apruebe una nueva edición, publícala del mismo modo y actualiza el enlace en vez de editar nada en el sitio.

Preguntas frecuentes

¿SharePoint es gratis y cómo se suele contratar?

SharePoint no se vende como un producto gratuito. Viene incluido en la mayoría de las suscripciones empresariales de Microsoft 365 y también se ofrece en un plan independiente. En la práctica, la organización lo licencia y lo paga de forma central por usuario, en vez de dejar que lo elija quien lo necesita ese día. El almacenamiento se comparte en toda la organización y los administradores activan las funciones. Consulta la página de precios actual de Microsoft para ver los detalles, porque los planes cambian. Puedes empezar por tu cuenta con el plan gratuito de Flipbooks AI: permite mantener tres flipbooks publicados a la vez con 1 GB, sin límite de páginas ni anuncios.

¿SharePoint puede convertir un PDF en un flipbook?

No. SharePoint abre el PDF en un visor de documentos, donde los lectores pueden desplazarse por el archivo, buscar, imprimirlo y descargarlo. Eso es exactamente lo adecuado para un sistema de gestión de documentos, pero no es un flipbook. Un flipbook muestra las páginas en dobles páginas con un efecto de paso de página, dentro del navegador y con un diseño que funciona tanto en un teléfono como en un equipo de escritorio. Además, puedes aplicar tu logotipo y los colores de tu marca a los controles del lector. Para conseguirlo con un archivo guardado en SharePoint, publicas una copia con una herramienta para crear flipbooks y conservas la biblioteca como archivo.

¿Alguien ajeno a mi organización puede abrir un enlace de SharePoint?

A veces, pero no depende solo de ti. SharePoint puede crear enlaces para personas ajenas a la organización, incluso anónimos, pero el uso compartido externo se controla de forma central y muchas organizaciones lo limitan o desactivan. Si la opción está desactivada, el destinatario verá un aviso para iniciar sesión en vez del documento. Cambiar esa configuración requiere hablar sobre las políticas de la organización, no pedir un favor rápido. Los enlaces de Flipbooks AI siempre se abren sin cuenta. Por eso, publicar una copia suele ser más rápido que relajar una política de la organización.

¿Qué herramienta es mejor para un catálogo, un folleto o un informe anual?

Flipbooks AI es mejor para ese trabajo concreto. Esos documentos están terminados, se dirigen a personas ajenas a la organización y ningún lector quiere iniciar sesión para verlos. El enlace del flipbook abre directamente un lector con efecto de paso de página y tu logotipo. Funciona en un teléfono y, con Plus, puedes incrustarlo en un sitio web público. SharePoint sigue siendo el mejor lugar para guardar el archivo maestro, los borradores, las aprobaciones y las obligaciones de conservación que hicieron posible el documento. Así es como la mayoría de los equipos termina usando ambas herramientas.

¿Puedo usar SharePoint y Flipbooks AI juntos?

Sí, y esa es la opción que recomendaríamos a quienes ya usan Microsoft 365. Conserva el documento de trabajo, sus versiones y sus aprobaciones en la biblioteca donde se aplican las políticas de la organización. Luego, cuando el PDF esté listo para un público externo, publícalo como flipbook. Los dos productos no están integrados, así que debes descargar el PDF final y subirlo aquí. Tarda aproximadamente un minuto. Después, la página de intranet puede enlazar al flipbook como a cualquier otra URL.

¿Una contraseña de Flipbooks AI protege tanto como los permisos de SharePoint?

No, y sería irresponsable decirlo. La contraseña de Flipbooks AI protege la interfaz del lector, no el archivo que hay detrás. Si un documento de verdad no debe filtrarse, necesitas una herramienta con controles de acceso reales. SharePoint ofrece permisos por persona basados en tu directorio, la posibilidad de revocarlos, auditorías, etiquetas de conservación y retención legal. Nada de nuestro producto reemplaza esas funciones. Nuestra contraseña sirve para mantener fuera de la vista casual un documento semiprivado, como una lista de precios mayoristas, no para proteger información confidencial.

¿Puedo incrustar un documento de SharePoint en un sitio web público?

Solo si la organización permite el acceso externo anónimo, que suele estar limitado. Incluso en ese caso, el visitante verá dentro de tu página el visor de documentos de Microsoft, no una experiencia de lectura con tu marca. En Flipbooks AI, el código para incrustar está disponible en Plus, por $13 al mes o $96 al año. Incluye una lista de dominios permitidos para que elijas qué sitios pueden mostrarlo en un marco. Tu página mostrará el flipbook, con el efecto de paso de página, tu logotipo y los colores de tu marca, adaptado a tu diseño y disponible para cualquiera.

¿Cuánto cuesta Flipbooks AI y tiene un plan gratuito?

Hay un plan gratuito que permite mantener tres flipbooks publicados a la vez con 1 GB de almacenamiento. Incluye el efecto de paso de página Magazine y una pequeña marca en la esquina, sin límite de páginas ni anuncios. Starter cuesta $58 al año, solo con pago anual. Quita la marca de la esquina o la cambia por tu logotipo, añade los colores de tu marca y activa los demás efectos de paso de página. Plus cuesta $13 al mes o $96 al año y añade el código para incrustar con una lista de dominios permitidos. Ultra cuesta $27 al mes o $204 al año y añade música de fondo y una contraseña distinta para cada lector. Los precios son iguales en todo el mundo y no hay licencias por usuario.

¿Puedo importar mis documentos de SharePoint a Flipbooks AI?

No. No hay conexión entre las herramientas ni una opción para importar, así que debes descargar el PDF aprobado de la biblioteca y subirlo aquí. Se tarda aproximadamente un minuto por documento. Nada de lo que rodeaba al archivo en SharePoint se transfiere con él, incluidos los permisos, las columnas de metadatos, el historial de versiones, las etiquetas de conservación y los registros de auditoría. Si algo de eso es importante para un documento concreto, es una buena señal de que debe quedarse en la biblioteca, no convertirse en un enlace público.

¿SharePoint es una buena herramienta?

Sí, y no estamos ni cerca de igualar lo que hace. SharePoint incluye bibliotecas de documentos con historial de versiones y metadatos, permisos que siguen a tu directorio, coautoría en las aplicaciones de Office, flujos de trabajo, conservación y eDiscovery, búsquedas en toda la organización y una intranet. Todo está integrado con Teams y OneDrive. Flipbooks AI no ofrece nada de eso a ningún precio. La diferencia está en el propósito: una organización usa SharePoint para guardar y administrar sus documentos, mientras que nosotros publicamos un documento terminado para que cualquier persona lo lea a gusto en un teléfono.