La veille d’une grande conférence, quelque chose change toujours. Un intervenant se désiste, une salle de réunion change ou un sponsor envoie un nouveau logo une heure avant l’installation. Si votre programme est déjà imprimé, vous devez distribuer des feuilles déjà erronées. Voici comment les organisateurs d’événements partagent un programme qu’ils peuvent corriger en quelques minutes, jusqu’à l’ouverture des portes.
Pourquoi les programmes imprimés déçoivent les organisateurs
Vous passez des semaines à préparer un programme, vous l’envoyez à l’imprimeur et vous espérez que rien ne change. Mais les événements évoluent. Une conférence plénière dure plus longtemps, un atelier change de salle ou un sponsor passe à une formule supérieure. Le papier ne suit pas le rythme, et réimprimer le matin même prend du temps et coûte cher.
Le problème des changements de dernière minute
Des intervenants annulent. Les horaires changent. Les sponsors envoient de nouveaux visuels. Avec un livret imprimé, chaque changement impose un nouveau tirage ou laisse une table remplie de programmes erronés. Un flipbook utilise un seul lien et un seul QR code. Vous mettez le fichier à jour et le même lien affiche la version corrigée. Personne n’a besoin de tout réimprimer.
Le problème du gaspillage et du coût
La plupart des programmes imprimés finissent à la poubelle avant la dernière session. Vous payez la création, le papier et l’expédition, et il reste souvent la moitié des exemplaires. Un flipbook ne coûte rien de plus que 50 ou 5 000 personnes le consultent. Vous associez un QR code au flipbook et chaque invité ouvre le même exemplaire clair sur son téléphone.
Un flipbook, en quelques mots
Un flipbook transforme votre PDF en livre que les gens peuvent feuilleter dans un navigateur. Avec Flipbooks AI, vous importez le programme, le guide du lieu ou le dossier de sponsoring que vous avez déjà préparé, puis vous obtenez une version avec effet de feuilletage, un lien de partage et un QR code. Aucune application à installer. Le flipbook s’ouvre sur les téléphones, les tablettes et les ordinateurs portables, avec le même rendu pour tout le monde.
PDF statique ou flipbook interactif
Voici comment un PDF classique se compare à un flipbook pour les besoins des organisateurs d’événements.
| Ce qui compte lors d’un événement | PDF statique | Flipbook interactif |
|---|
| Corriger un changement de dernière minute | Réimprimer ou renvoyer le fichier | Modifier une fois, le lien reste le même |
| Le distribuer à un public nombreux | Imprimer un exemplaire par personne | Un QR code pour tout le monde |
| Le lire sur un téléphone | Pincer et zoomer pour voir | S’adapte à l’écran, touchez pour feuilleter |
| Logos et liens des sponsors | Figés et sans lien actif | Renvoient vers leur site |
| Savoir si les gens l’ont consulté | Aucune information | Voir les vues et les pages populaires |
| Coût pour 2 000 invités | Augmente avec chaque exemplaire | Identique pour 50 ou 5 000 personnes |
Créer votre flipbook d’événement
Vous n’avez besoin ni d’un graphiste ni d’apprendre à utiliser un nouvel outil. Si votre programme est au format PDF, vous avez déjà fait le plus gros du travail.
- Exportez le programme en PDF. Utilisez le logiciel qui contient déjà votre programme, votre guide du lieu ou votre dossier de sponsoring.
- Importez le fichier. Ouvrez le Créateur de programmes d’événement et importez le PDF que vous venez d’exporter.
- Récupérez votre lien et votre QR code. Flipbooks AI crée la version avec effet de feuilletage en quelques secondes.
- Ajoutez des liens actifs. Ajoutez-les aux logos des sponsors, aux inscriptions aux sessions et aux plans pour que les invités puissent les ouvrir d’un geste.
- Partagez-le avant l’ouverture des portes. Imprimez le QR code sur les panneaux, les badges et les écrans, puis envoyez le lien par e-mail à toutes les personnes inscrites.
Conseil : créez un flipbook par événement, et non un par jour. Gardez le même lien en ligne toute la semaine. Ainsi, un changement le mardi met à jour le programme pour chaque invité qui l’a déjà enregistré.
Ce que les organisateurs mettent dans un flipbook
Un seul lien peut réunir tout ce dont un invité a besoin. On y trouve souvent :
- Programme de l’événement : le programme complet avec les horaires des sessions, les intervenants et les numéros de salle, mis à jour au fil des changements.
- Guide du lieu : plans des étages, entrées, stationnement et informations Wi-Fi pour que personne n’ait à demander son chemin au personnel.
- Dossier de sponsoring : vos formules, avantages et détails, envoyés aux marques sous la forme d’un lien clair plutôt que d’une pièce jointe volumineuse.
- Guide des participants : ce qu’il faut apporter, la tenue conseillée, les horaires des repas et un aperçu du programme pour les personnes qui viennent pour la première fois.
- Biographies des intervenants : photos et courtes présentations avec un lien vers le site ou la page sociale de chaque intervenant.
- Page des sponsors : logos des partenaires menant directement à leurs sites, ce qui donne plus de valeur à leur emplacement.
Intégrer le flipbook à votre site événementiel
Ajoutez le flipbook directement à la page de votre événement pour que les invités puissent le lire sans quitter votre site. Collez cet extrait à l’endroit où vous voulez l’afficher :
<iframe
src="https://flipbooksai.com/viewer?book=your-flipbook"
width="100%"
height="600"
style="border:0;"
allowfullscreen
title="Event Program Flipbook">
</iframe>
Le cadre s’adapte aux téléphones et aux ordinateurs de bureau. Le même programme s’affiche donc correctement après un scan de badge ou sur le grand écran du bureau d’inscription.
Découvrez ce que vos invités lisent vraiment
Comme le flipbook est en ligne, vous obtenez des informations que le papier ne vous donne pas. Vous pouvez voir combien de personnes ont ouvert le programme et quelles pages elles ont consultées longtemps. Par exemple, si 300 invités scannent le QR code à l’entrée, vous pouvez montrer à un sponsor combien de personnes ont vu sa page. Il sera alors bien plus facile de vendre une formule supérieure l’année suivante.
Questions fréquentes
Les invités doivent-ils télécharger une application pour l’ouvrir ?
Non. Un flipbook s’ouvre dans n’importe quel navigateur depuis un lien ou un QR code. Les invités scannent le code sur leur badge ou sur un panneau, puis le programme s’affiche immédiatement sur leur téléphone. Rien à installer et aucun compte à créer.
Puis-je modifier le programme après avoir partagé le lien ?
Oui, et c’est le grand avantage pour les organisateurs d’événements. Vous mettez le fichier à jour, et le même lien et le même QR code affichent la nouvelle version. Toute personne qui a enregistré le lien voit le programme corrigé. Ainsi, un changement de salle à 8 h est communiqué à tout le monde sans réimpression.
Est-ce vraiment gratuit de créer un flipbook pour un événement ?
Vous pouvez commencer gratuitement et transformer votre premier programme en flipbook sans rien payer. Importez votre PDF, récupérez votre lien et votre QR code, puis partagez-les avec vos invités avant l’ouverture des portes.
Puis-je montrer à un sponsor combien d’invités ont vu sa page ?
Oui. Les statistiques indiquent le nombre de vues et les pages que les gens ont consultées longtemps. Vous pouvez donc dire à un sponsor combien de personnes ont atteint sa double page en scannant leur badge. C’est le moyen le plus simple de justifier une formule supérieure l’année suivante.
Que faire si le Wi-Fi de la salle de réception est faible ?
Demandez aux invités d’ouvrir le programme avant d’entrer et gardez le PDF classique à portée de main comme copie hors ligne pour les salles sans réseau. Imprimez aussi le QR code sur les badges plutôt que sur un seul panneau à l’entrée. Cela répartit les connexions au moment où les gens ouvrent le programme.
Dois-je créer un flipbook par jour ou un pour tout l’événement ?
Un seul pour tout l’événement. En gardant un lien unique en ligne toute la semaine, un changement de salle le mardi met à jour le programme pour chaque invité qui l’a déjà enregistré. Vos panneaux n’ont pas besoin d’un deuxième QR code.
Puis-je aussi afficher le programme sur le site de l’événement ?
Oui. Vous pouvez intégrer le flipbook à une page avec un court extrait iframe. Les invités lisent ainsi le programme sans quitter votre site. Le cadre se redimensionne et le même programme s’affiche correctement sur un téléphone ou sur l’écran du bureau d’inscription.
Puis-je réserver le dossier de sponsoring au public invité ?
Oui. Protégez ce flipbook par un mot de passe. Seules les marques auxquelles vous l’envoyez pourront l’ouvrir. Beaucoup d’organisateurs gardent un lien public vers le programme et un dossier de sponsoring protégé, tous deux créés à partir de fichiers qu’ils avaient déjà.
Les logos des sponsors et les biographies des intervenants restent-ils cliquables ?
Oui. Vous pouvez ajouter des liens aux logos, aux inscriptions aux sessions et aux plans. Un invité touche alors le logo d’un sponsor et arrive sur son site. Les sponsors apprécient cette possibilité, car un livret imprimé ne peut pas la proposer.
Que faut-il mettre dans la partie guide du lieu ?
Des plans des étages, les entrées, le stationnement, les informations Wi-Fi et les horaires des repas. Votre personnel répond à ces questions toute la journée. Leur consacrer des doubles pages aide donc plus que toute autre page à réduire la file au point d’information.
Prêt à remettre à vos invités un programme que vous pouvez encore corriger à 8 h ? Vous pouvez créer votre flipbook et obtenir votre lien et votre QR code en quelques minutes.
