Na véspera de um grande congresso, sempre acontece alguma mudança. Um palestrante desiste, uma sala de atividades muda de lugar, um patrocinador envia um logo novo uma hora antes da montagem. Se o programa já está impresso, você fica entregando papéis desatualizados. Veja como organizadores de eventos compartilham um programa que podem corrigir em minutos, até a abertura das portas.
Por que programas impressos decepcionam organizadores de eventos
Você passa semanas montando uma programação, envia tudo para a gráfica e torce para nada mudar. Mas eventos mudam. Uma palestra principal se estende, uma oficina troca de sala, um patrocinador melhora seu pacote. O papel não acompanha as mudanças, e reimprimir tudo na manhã do evento demora e custa caro.
O problema das mudanças de última hora
Palestrantes cancelam. Horários mudam. Patrocinadores enviam artes atualizadas. Com um livreto impresso, cada mudança exige uma nova tiragem ou deixa você com uma mesa cheia de programas errados. Um flipbook usa um único link e um único QR code. Você atualiza o arquivo e o mesmo link mostra a versão corrigida. Ninguém precisa reimprimir nada.
O problema do desperdício e do custo
A maioria dos programas impressos acaba no lixo antes da sessão de encerramento. Você paga pelo design, pelo papel e pelo envio, e muitas vezes sobra metade da pilha. Um flipbook não custa nada a mais, seja aberto por 50 pessoas ou por 5.000. Você aponta um QR code para ele, e cada convidado abre a mesma cópia organizada no celular.
O que é um flipbook, em palavras simples
Um flipbook transforma seu PDF em um livro que as pessoas folheiam no navegador. Com Flipbooks AI, você envia o programa, o guia do espaço ou a apresentação para patrocinadores que já criou e recebe uma versão com efeito de virar página, um link de compartilhamento e um QR code. Não é preciso instalar um aplicativo. Ele abre em celulares, tablets e computadores, e aparece igual para todo mundo.
PDF estático ou flipbook interativo
Veja como um PDF comum se compara a um flipbook nos pontos que importam para quem organiza eventos.
| O que importa em um evento | PDF estático | Flipbook interativo |
|---|
| Corrigir uma mudança de última hora | Reimprimir ou reenviar o arquivo | Editar uma vez, manter o mesmo link |
| Entregar para muitas pessoas | Imprimir uma pilha para cada pessoa | Um QR code para todo mundo |
| Ler no celular | Aproximar e afastar para enxergar | Cabe na tela, toque para virar |
| Logos e links de patrocinadores | Estáticos e sem links ativos | Clicáveis e levam ao site |
| Saber se as pessoas olharam | Não dá para saber | Ver visualizações e páginas populares |
| Custo para 2.000 convidados | Aumenta a cada cópia | Igual para 50 ou 5.000 pessoas |
Como criar seu flipbook para o evento
Você não precisa de um designer nem de aprender a usar uma ferramenta nova. Se o programa está em PDF, você já fez quase tudo.
- Exporte o programa em PDF. Use o software que já contém sua programação, seu guia do espaço ou sua apresentação para patrocinadores.
- Envie o arquivo. Abra o Criador de flipbook de programação de eventos e envie o PDF que acabou de exportar.
- Pegue seu link e QR code. O Flipbooks AI cria a versão com efeito de virar página em poucos segundos.
- Adicione links ativos. Coloque links nos logos dos patrocinadores, nas inscrições para as sessões e nos mapas para que os convidados acessem tudo com um toque.
- Compartilhe antes da abertura das portas. Imprima o QR code em placas, crachás e telas. Depois, envie o link por e-mail a todos os inscritos.
Dica: crie um flipbook para o evento todo, não um para cada dia. Mantenha o mesmo link no ar durante a semana. Assim, uma mudança na terça-feira atualiza o programa para todos os convidados que já o salvaram.
O que organizadores de eventos colocam em um flipbook
Um único link pode reunir tudo de que um convidado precisa. Alguns itens comuns são:
- Programa do evento: a programação completa, com horários das sessões, palestrantes e números das salas, atualizada sempre que houver mudanças.
- Guia do espaço: mapas dos andares, entradas, estacionamento e informações de Wi-Fi, para ninguém precisar perguntar à equipe onde ir.
- Pacote de patrocínio: seus níveis, benefícios e detalhes, enviados às marcas por um link organizado em vez de um anexo pesado.
- Guia para participantes: o que levar, traje recomendado, horários das refeições e um resumo da programação para quem vai pela primeira vez.
- Biografias dos palestrantes: fotos e perfis curtos com links para os sites ou páginas nas redes sociais de cada palestrante.
- Página dos patrocinadores: logos dos parceiros com links diretos para seus sites, o que dá mais valor à participação deles.
Incorpore o flipbook ao site do evento
Coloque o flipbook diretamente na página do seu evento para que os convidados leiam sem sair do site. Cole este trecho no lugar em que ele deve aparecer:
<iframe
src="https://flipbooksai.com/viewer?book=your-flipbook"
width="100%"
height="600"
style="border:0;"
allowfullscreen
title="Event Program Flipbook">
</iframe>
O iframe se ajusta a celulares e computadores. Assim, o mesmo programa fica bom tanto quando alguém escaneia o QR code no crachá quanto na tela grande da mesa de credenciamento.
Veja o que seus convidados realmente leem
Como o flipbook fica na internet, você descobre coisas que o papel nunca mostraria. Você pode ver quantas pessoas abriram o programa e em quais páginas passaram mais tempo. Imagine que 300 convidados escaneiem o QR code na entrada: você pode mostrar a um patrocinador quantas pessoas viram a página dele. Isso facilita muito a venda do pacote do próximo ano.
Perguntas frequentes
Os convidados precisam baixar um aplicativo para abrir o flipbook?
Não. Um flipbook abre em qualquer navegador por um link ou QR code. Os convidados escaneiam o código no crachá ou em uma placa, e o programa aparece no celular na hora. Não é preciso instalar nada nem criar uma conta.
Posso mudar o programa depois de compartilhar o link?
Sim, e essa é a melhor parte para quem organiza eventos. Você atualiza o arquivo, e o mesmo link e QR code mostram a nova versão. Quem salvou o link antes vê a programação corrigida. Assim, uma mudança de sala às 8h chega a todo mundo sem reimpressão.
Criar um flipbook para o evento é mesmo grátis?
Você pode começar de graça e transformar seu primeiro programa em um flipbook sem pagar nada. Envie o PDF, pegue seu link e QR code e compartilhe com os convidados antes da abertura das portas.
Posso mostrar a um patrocinador quantos convidados viram a página dele?
Sim. As estatísticas mostram as visualizações e em quais páginas as pessoas passaram mais tempo. Assim, você conta ao patrocinador quantas pessoas chegaram à página dupla dele depois de escanear o crachá. Esse número é a forma mais fácil de justificar um pacote maior no próximo ano.
E se o Wi-Fi do salão de eventos estiver fraco?
Peça aos convidados que abram o programa antes de entrar e deixe o PDF comum pronto como cópia offline para salas sem sinal. Imprimir o QR code nos crachás, em vez de colocá-lo em uma única placa na entrada, também evita que todos abram o programa ao mesmo tempo.
Devo criar um flipbook para cada dia ou um para o evento todo?
Um para o evento todo. Manter um único link no ar durante a semana significa que uma mudança de sala na terça-feira atualiza o programa para todos os convidados que já o salvaram. Assim, você não precisa imprimir um segundo QR code para as placas.
Também posso colocar o programa no site do evento?
Sim. O flipbook aparece na página com um pequeno trecho de iframe, para que os convidados leiam a programação sem sair do seu site. O iframe muda de tamanho para que o programa fique bom tanto no celular quanto na tela do credenciamento.
Posso deixar o pacote de patrocínio fora do acesso público?
Sim. Coloque uma senha nesse flipbook e só as marcas para as quais você o enviar poderão abrir. Muitos organizadores mantêm um link aberto para o programa e outro protegido para a apresentação dos patrocinadores, ambos criados a partir de arquivos que já tinham.
Os logos dos patrocinadores e as biografias dos palestrantes continuam clicáveis?
Sim. Você pode colocar links em logos, inscrições para sessões e mapas. Assim, o convidado toca no logo de um patrocinador e acessa o site dele. Os patrocinadores valorizam esse recurso, porque um livreto impresso nunca poderia oferecê-lo.
O que devo incluir na parte do guia do espaço?
Mapas dos andares, entradas, estacionamento, informações de Wi-Fi e horários das refeições. Sua equipe responde a essas perguntas o dia todo. Por isso, dedicar páginas duplas a esses assuntos ajuda mais a diminuir a fila no balcão de informações do que qualquer outra página.
Pronto para entregar aos convidados um programa que você ainda pode corrigir às 8h? Você pode criar seu flipbook e ter seu link e QR code em poucos minutos.
