Am Abend vor einer großen Konferenz ändert sich immer etwas. Ein Redner sagt ab, ein Raum für eine Gesprächsrunde wird verlegt oder ein Sponsor schickt eine Stunde vor dem Aufbau ein neues Logo. Wenn dein Programm schon gedruckt ist, musst du Papier verteilen, das nicht mehr stimmt. So teilen Eventplaner ein Programm, das sie bis zum Einlass in wenigen Minuten anpassen können.
Warum gedruckte Programme Eventplaner im Stich lassen
Du brauchst Wochen, um einen Zeitplan zu erstellen. Dann schickst du ihn an die Druckerei und hoffst, dass sich nichts mehr ändert. Doch bei Veranstaltungen ändert sich immer etwas. Eine Keynote dauert länger, ein Workshop wechselt den Raum oder ein Sponsor bucht ein größeres Paket. Papier kann da nicht mithalten. Am Morgen der Veranstaltung neu zu drucken, dauert lange und kostet viel.
Das Problem mit Änderungen in letzter Minute
Redner sagen ab. Uhrzeiten ändern sich. Sponsoren schicken aktualisierte Grafiken. Bei einem gedruckten Heft bedeutet jede Änderung einen neuen Druckauftrag oder einen Tisch voller veralteter Programme. Ein Flipbook nutzt einen Link und einen QR-Code. Du aktualisierst die Datei und derselbe Link zeigt nun die richtige Version. Niemand muss etwas neu drucken.
Das Problem mit Abfall und Kosten
Die meisten gedruckten Programme landen spätestens bei der Abschlussveranstaltung im Müll. Du bezahlst für Gestaltung, Papier und Versand, und oft bleibt die Hälfte des Stapels übrig. Ein Flipbook kostet nicht mehr, egal ob 50 oder 5.000 Personen es öffnen. Du verknüpfst einen QR-Code damit, und jeder Gast öffnet dieselbe übersichtliche Ausgabe auf dem Telefon.
Was ein Flipbook ist, einfach erklärt
Ein Flipbook verwandelt dein PDF in ein Buch, dessen Seiten man im Browser umblättern kann. Mit Flipbooks AI lädst du dein fertiges Programm, deinen Veranstaltungsführer oder dein Sponsorendeck hoch. Du erhältst eine Version mit Umblättereffekt, einem teilbaren Link und einem QR-Code. Niemand muss eine App installieren. Das Flipbook öffnet sich auf Telefonen, Tablets und Laptops und sieht für alle gleich aus.
Statisches PDF oder interaktives Flipbook
Hier siehst du, wie ein einfaches PDF im Vergleich zu einem Flipbook bei den Dingen abschneidet, die Eventplanern wichtig sind.
| Was bei einer Veranstaltung zählt | Statisches PDF | Interaktives Flipbook |
|---|
| Eine Änderung in letzter Minute beheben | Neu drucken oder die Datei erneut senden | Einmal ändern, der Link bleibt gleich |
| Es an viele Gäste verteilen | Für jede Person ein Exemplar drucken | Ein QR-Code für alle |
| Auf dem Telefon lesen | Mit zwei Fingern vergrößern und verschieben | Passt auf den Bildschirm, Seiten per Tippen umblättern |
| Sponsorenlogos und Links | Statisch und ohne Link | Führt per Klick zur Website |
| Wissen, ob jemand hineingeschaut hat | Keine Information | Aufrufe und beliebte Seiten sehen |
| Kosten für 2.000 Gäste | Steigen mit jedem Exemplar | Gleich, egal ob 50 oder 5.000 Gäste |
So erstellst du dein Event-Flipbook
Du brauchst weder einen Designer noch ein neues Programm, das du erst lernen musst. Wenn dein Programm als PDF vorliegt, hast du schon fast alles erledigt.
- Exportiere das Programm als PDF. Nutze das Programm, in dem dein Zeitplan, Veranstaltungsführer oder Sponsorendeck bereits liegt.
- Lade die Datei hoch. Öffne den Eventprogramm-Flipbook-Ersteller und lade das gerade exportierte PDF hoch.
- Hol dir deinen Link und QR-Code. Flipbooks AI erstellt die Version mit Umblättereffekt in wenigen Sekunden.
- Füge aktive Links hinzu. Verknüpfe Sponsorenlogos, Anmeldungen zu Veranstaltungen und Karten, damit Gäste direkt zur passenden Seite gelangen.
- Teile das Flipbook vor dem Einlass. Drucke den QR-Code auf Schilder, Namensschilder und Bildschirme. Schicke den Link außerdem per E-Mail an alle angemeldeten Gäste.
Tipp: Erstelle ein Flipbook für die ganze Veranstaltung und nicht für jeden Tag ein eigenes. Lass denselben Link die ganze Woche veröffentlicht. So aktualisiert eine Änderung am Dienstag das Programm für alle Gäste, die es schon gespeichert haben.
Was Eventplaner in ein Flipbook packen
Ein Link kann alles enthalten, was ein Gast braucht. Häufig gehören dazu:
- Veranstaltungsprogramm: der vollständige Zeitplan mit Uhrzeiten, Rednern und Raumnummern, den du bei Änderungen aktualisierst.
- Veranstaltungsführer: Lagepläne, Eingänge, Parkplätze und WLAN-Informationen. So muss niemand das Personal nach dem Weg fragen.
- Sponsoringpaket: deine Stufen, Vorteile und Details, die du Marken als übersichtlichen Link statt als großen Anhang schickst.
- Teilnehmerinfos: Hinweise dazu, was Gäste mitbringen sollen, welche Kleidung passt, wann es Essen gibt und wie der Zeitplan aussieht. Das hilft besonders Gästen, die zum ersten Mal dabei sind.
- Kurzbiografien der Redner: Fotos und kurze Profile mit Links zur Website oder Social-Media-Seite der jeweiligen Person.
- Sponsorenseite: Partnerlogos, die direkt zu den Websites der Sponsoren führen. So wirkt ihr Platz wertvoller.
Bette das Flipbook auf deiner Veranstaltungswebsite ein
Bette das Flipbook direkt auf deiner Veranstaltungsseite ein. So müssen Gäste deine Website nicht verlassen, um es zu lesen. Füge diesen Code an der gewünschten Stelle ein:
<iframe
src="https://flipbooksai.com/viewer?book=your-flipbook"
width="100%"
height="600"
style="border:0;"
allowfullscreen
title="Event Program Flipbook">
</iframe>
Der Rahmen passt sich an Telefone und Desktop-Computer an. So sieht dasselbe Programm beim Scannen eines Namensschilds genauso gut aus wie auf dem großen Bildschirm am Anmeldetisch.
Sieh, was deine Gäste tatsächlich lesen
Da ein Flipbook online verfügbar ist, erfährst du Dinge, die dir Papier nie verraten hätte. Du siehst, wie viele Personen das Programm geöffnet haben und auf welchen Seiten sie Zeit verbrachten. Angenommen, 300 Gäste scannen am Eingang den QR-Code: Dann kannst du einem Sponsor genau zeigen, wie viele Personen seine Seite angesehen haben. Das macht es viel einfacher, im nächsten Jahr ein größeres Paket zu verkaufen.
Häufig gestellte Fragen
Müssen Gäste eine App herunterladen, um das Flipbook zu öffnen?
Nein. Ein Flipbook öffnet sich in jedem Browser über einen Link oder QR-Code. Gäste tippen auf den Code auf ihrem Namensschild oder einem Schild, und das Programm öffnet sich sofort auf ihrem Telefon. Sie müssen nichts installieren und kein Konto erstellen.
Kann ich das Programm ändern, nachdem ich den Link geteilt habe?
Ja, das ist besonders praktisch für Eventplaner. Du aktualisierst die Datei, und derselbe Link und QR-Code zeigen nun die neue Version. Wer den Link schon gespeichert hat, sieht den aktualisierten Zeitplan. So erreicht eine Raumänderung um 8 Uhr alle, ohne dass du neu drucken musst.
Ist es wirklich kostenlos, ein Event-Flipbook zu erstellen?
Du kannst kostenlos starten und dein erstes Programm ohne Bezahlung in ein Flipbook verwandeln. Lade dein PDF hoch, hol dir den Link und QR-Code und teile beides vor dem Einlass mit deinen Gästen.
Kann ich einem Sponsor zeigen, wie viele Gäste seine Seite gesehen haben?
Ja. Die Statistiken zeigen die Aufrufe und die Seiten, auf denen Gäste Zeit verbracht haben. So kannst du einem Sponsor sagen, wie viele Personen nach dem Scannen des Namensschilds seine Doppelseite erreicht haben. Diese Zahl hilft am besten dabei, im nächsten Jahr ein größeres Paket zu begründen.
Was ist, wenn das WLAN im Ballsaal schwach ist?
Bitte die Gäste, das Programm vor dem Betreten des Saals zu öffnen. Halte außerdem das einfache PDF als Offline-Kopie für Räume ohne Empfang bereit. Wenn du den QR-Code auf Namensschilder statt nur auf ein Schild am Eingang druckst, verteilt sich das Laden auf mehr Zeit.
Soll ich für jeden Tag ein Flipbook erstellen oder eines für die ganze Veranstaltung?
Erstelle eines für die ganze Veranstaltung. Wenn ein einziger Link die ganze Woche veröffentlicht bleibt, aktualisiert eine Raumänderung am Dienstag das Programm für alle Gäste, die es schon gespeichert haben. Außerdem musst du keinen zweiten QR-Code drucken.
Kann ich das Programm auch auf der Veranstaltungswebsite zeigen?
Ja. Mit einem kurzen iframe-Code bettest du das Flipbook auf einer Seite ein. So können Gäste den Zeitplan lesen, ohne deine Website zu verlassen. Der Rahmen passt seine Größe an. Dadurch sieht dasselbe Programm auf einem Telefon und auf dem Bildschirm am Anmeldetisch gut aus.
Kann ich das Sponsoringpaket vor der Öffentlichkeit schützen?
Ja. Schütze das Flipbook mit einem Passwort. Dann können nur die Marken, an die du es schickst, es öffnen. Viele Eventplaner haben einen offenen Link zum Programm und ein geschütztes Sponsorendeck. Beides erstellen sie aus Dateien, die sie bereits haben.
Bleiben Sponsorenlogos und Kurzbiografien der Redner anklickbar?
Ja. Du kannst Logos, Anmeldungen zu Veranstaltungen und Karten mit Links versehen. Gäste tippen dann auf ein Sponsorenlogo und gelangen direkt zur Website. Das fällt Sponsoren auf, denn ein gedrucktes Heft kann das nicht bieten.
Was gehört in den Teil des Programms, der als Veranstaltungsführer dient?
Lagepläne, Eingänge, Parkplätze, WLAN-Informationen und Essenszeiten. Nach diesen Dingen fragt man das Personal den ganzen Tag. Eigene Doppelseiten dafür verkürzen die Schlange am Infotisch stärker als jede andere Seite.
Möchtest du deinen Gästen ein Programm geben, das du um 8 Uhr noch ändern kannst? Dann kannst du dein Flipbook erstellen und hast deinen Link und QR-Code in wenigen Minuten.
