Seu programa está impresso e empacotado. Na primeira pausa para o café, metade já está enterrada em sacolas que ninguém vai abrir de novo. Um programa digital de conferência resolve isso. Transforme seu programa em um flipbook para celular e cada participante encontra a agenda, os números das salas e o guia de patrocinadores no celular que já está na mão. Veja como equipes de eventos de conferências e associações criam um programa que as pessoas realmente usam.
Por que um programa digital de evento é melhor que uma pilha de papel
Imprimir um programa de conferência para mil pessoas custa caro, pesa e fica desatualizado assim que um palestrante cancela. O flipbook muda isso. Envie um PDF, compartilhe um link e todo mundo vê a mesma versão atualizada. Sem reimpressões, sem pilhas de papel sem uso e sem participantes apertando os olhos para ler um mapa dobrado e encontrar a sala 214.
Flipbooks AI mantém a aparência do seu material impresso, inclusive os números das páginas. Assim, ele ainda parece um programa de verdade, mas fica disponível em qualquer tela.
O programa principal e a agenda
A agenda é a parte principal. Quando seu PDF da agenda da conferência vira um flipbook interativo, os participantes vão direto ao bloco de sessões que interessa, tocam no nome de uma sala com link e encontram a biografia do palestrante. Sem ampliar com os dedos nem percorrer quarenta páginas estáticas para achar a palestra principal das 14h.
Guias de patrocinadores e livros de resumos
Os patrocinadores pagam para ganhar visibilidade. Então, dê esse espaço a eles. Um guia de patrocinadores no flipbook pode ter logotipos clicáveis que abrem o site de cada empresa. Eventos acadêmicos podem incluir o livro completo de resumos no mesmo flipbook. Assim, pesquisadores pesquisam os títulos em vez de folhear um fichário pesado.
Quase tudo o que você entrega na mesa de credenciamento funciona melhor como link:
- Programas: a programação completa, as trilhas e as descrições das sessões em um único arquivo com efeito de virar página.
- Agendas diárias: um flipbook curto para cada dia, para ninguém passar pelas sessões de ontem.
- Guias de patrocinadores e expositores: mapas dos estandes e páginas clicáveis de patrocinadores que mostram o valor que receberam.
- Livros de resumos: centenas de resumos de pesquisas que podem ser pesquisados em conferências acadêmicas.
- Diretórios de palestrantes: fotos, biografias e links de redes sociais que os participantes podem abrir e seguir.
- Guias do local e da viagem: plantas do espaço, informações sobre hotéis e dicas para visitantes de outras cidades.
Programa impresso ou programa digital de evento
Veja como as duas opções se comparam para uma equipe de eventos:
| Tarefa | Programa impresso | Programa em flipbook |
|---|
| Resolver uma troca de palestrante de última hora | Reimprimir ou escrever à mão | Enviar o PDF de novo, o link continua igual |
| Custo para 1.000 participantes | Centenas gastas em impressão | Grátis para compartilhar por link |
| Encontrar a sala de uma sessão | Folhear e apertar os olhos | Tocar na sala e ir direto ao mapa |
| Medir o que as pessoas leem | Não dá para saber | Ver quais páginas recebem mais visualizações |
| Alcançar participantes remotos | Enviar pelo correio ou deixar sem acesso | Enviar o mesmo link para qualquer lugar do mundo |
| Atualizar depois do primeiro dia | Não é possível | Trocar o arquivo durante a noite |
Como criar o programa da sua conferência
Você consegue fazer isso em cinco etapas:
- Exporte um PDF organizado. Exporte o programa final do InDesign, do Canva ou do PowerPoint, da capa até a contracapa.
- Envie o PDF para o criador. Solte o arquivo no Criador de flipbook de programação de eventos e ele vira um flipbook com efeito de virar página em um ou dois minutos.
- Adicione os links clicáveis. Inclua links dos patrocinadores e dos formulários de inscrição nas sessões, além de um link da agenda para o mapa de cada sala.
- Coloque um QR code na sinalização. Imprima o código em faixas, cordões de crachá e na tela de boas-vindas para que os participantes abram o programa com uma leitura.
- Compartilhe o link em todos os canais. Publique-o no aplicativo do evento, nos e-mails de confirmação e nas redes sociais antes mesmo de abrir as portas.
Dica: imprima um QR code grande na faixa do credenciamento. Depois de se identificar, a primeira coisa que um participante nervoso faz é procurar a programação. Ler o código é sempre mais rápido do que procurar dentro de uma sacola.
Facilite as pesquisas e o compartilhamento
Ajude os participantes a encontrar sessões rapidamente
Eventos grandes dependem de informações fáceis de encontrar. Deixe o sumário na página dois com links que abrem com um toque, use nomes claros para as trilhas e destaque os números das salas em negrito. Quem procura a oficina das 15h deve encontrá-la em dois toques, não em dez.
Acompanhe o que os participantes realmente abrem
Como Flipbooks AI mostra quantas visualizações cada página recebe, você descobre quais sessões atraíram mais gente e quais páginas de patrocinadores receberam mais toques. Esses dados ajudam você a vender patrocínios no próximo ano e planejar uma agenda melhor.
Tem um site para o evento? Incorpore o programa direto na página da agenda para que as pessoas não precisem sair do seu site:
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<iframe src="https://flipbooksai.com/viewer?book=your-flipbook"
style="position:absolute;top:0;left:0;width:100%;height:100%;border:0;"
allowfullscreen title="Conference Program"></iframe>
</div>
Se também imprimir materiais, o Conversor de PDF para flipbook transforma o mesmo arquivo que você envia para a gráfica na versão online. Assim, as duas versões ficam iguais.
Perguntas frequentes
É mesmo grátis criar um programa digital de conferência?
Sim. Você pode transformar o PDF do seu programa em um flipbook e compartilhar o link de graça. Flipbooks AI oferece um plano gratuito para começar. Assim, você pode testar a ferramenta em um evento antes de usá-la em toda a sua série de conferências.
Os participantes podem ler o programa sem aplicativo ou conta?
Sim. O flipbook abre em qualquer navegador de celular pelo link ou QR code. Não é preciso baixar nada nem criar uma conta. Essa é a ideia: um toque e a agenda aparece.
Como atualizo o programa se uma sessão mudar?
Basta substituir o PDF. O link continua igual, então todos os QR codes e e-mails que você já enviou apontam para a versão atualizada. Sem reimpressões nem correria.
Cada dia da conferência deve ter seu próprio flipbook?
Muitas equipes compartilham um link para o programa completo e um link para a agenda curta de cada dia. Assim, ninguém passa pelas sessões de ontem. Cada agenda diária tem seu próprio QR code na sinalização do lado de fora do salão naquela manhã.
O que os patrocinadores ganham com um programa digital?
As páginas dos patrocinadores podem ter logotipos clicáveis que abrem o site de cada empresa. As estatísticas de visualização mostram quantos participantes abriram essas páginas. Esse é um número real que você pode incluir na proposta de patrocínio do próximo ano.
O livro de resumos pode ficar no mesmo flipbook que a agenda?
Pode, mas a maioria dos eventos acadêmicos cria um link separado para o livro de resumos. Centenas de resumos deixam o arquivo pesado, e quem procura uma sessão de pôsteres não quer passar pela carta de boas-vindas para encontrá-la.
Os participantes ainda podem abrir o programa depois do evento?
Sim. O link continua publicado, então as pessoas podem consultar a lista de sessões e as biografias dos palestrantes semanas depois, quando forem escrever suas anotações. Você também pode deixar o PDF original disponível para quem quiser uma cópia para usar sem internet.
Onde devo colocar o QR code para as pessoas realmente lerem?
Imprima o código em tamanho grande na faixa do credenciamento, no verso de cada crachá e na tela de boas-vindas antes da palestra de abertura. Quem acabou de chegar procura primeiro a programação. Coloque o código onde essa pessoa possa encontrá-lo.
Posso manter a programação interna da equipe em sigilo?
Sim. Proteja esse flipbook com uma senha e compartilhe o código apenas com sua equipe e seus voluntários. O programa público continua disponível para todos os participantes, enquanto os horários internos e as anotações da sala de apoio ficam protegidos.
Posso incorporar o programa ao site do evento?
Sim. Cole o código de incorporação na página da agenda. Assim, os visitantes folheiam o programa sem sair do seu site. Quando você trocar o PDF por causa de uma mudança de palestrante, a cópia incorporada e todos os links compartilhados serão atualizados juntos.
Quer experimentar? Crie seu flipbook.
