Dein Programmheft ist gedruckt und verpackt. Schon in der ersten Kaffeepause liegt die Hälfte davon in Taschen, die niemand mehr öffnet. Ein digitales Konferenzprogramm löst dieses Problem. Verwandle dein Programmheft in ein mobiles Flipbook, und alle Teilnehmenden finden Agenda, Raumnummern und Sponsorenführer auf dem Telefon, das sie ohnehin in der Hand halten. So erstellen Teams von Konferenzen und Verbänden ein Programm, das tatsächlich genutzt wird.
Warum ein digitales Veranstaltungsprogramm einem Stapel Papier überlegen ist
Ein Konferenzprogramm als PDF für tausend Personen zu drucken, ist teuer, schwer und schon veraltet, sobald ein Vortragender absagt. Ein Flipbook dreht das um. Du lädst ein PDF hoch, teilst einen Link, und das ganze Publikum sieht dieselbe aktuelle Version. Keine Nachdrucke, keine Kisten voller ungelesenen Papiers und niemand, der auf eine gefaltete Karte starrt, um Raum 214 zu finden.
Flipbooks AI bewahrt das Aussehen deines gedruckten Layouts samt Seitenzahlen. So fühlt sich das Programm weiterhin wie ein echtes Programm an, nur ist es auf jedem Bildschirm verfügbar.
Das Programmheft und die Agenda
Die Agenda ist das Herzstück. Wenn deine Konferenzagenda als PDF interaktiv wird, blättern Teilnehmende zum gewünschten Sitzungsblock, tippen auf einen verlinkten Raumnamen und springen zur Kurzbiografie des Vortragenden. Kein Zoomen mit zwei Fingern und kein Blättern durch vierzig starre Seiten, um den Vortrag um 14 Uhr zu finden.
Sponsorenführer und Abstract-Bände
Sponsoren bezahlen für Sichtbarkeit, also gib sie ihnen. Ein Sponsorenführer im Flipbook kann anklickbare Logos enthalten, die zur Website des jeweiligen Unternehmens führen. Wissenschaftliche Veranstaltungen können den vollständigen Abstract-Band in dasselbe Flipbook aufnehmen. So durchsuchen Forschende Titel, statt einen schweren Ordner durchzublättern.
Was dein Veranstaltungsteam in ein Flipbook verwandeln kann
Fast alles, was du am Registrierungstisch aushändigst, funktioniert als Link besser:
- Programmhefte: der vollständige Zeitplan, die Themenbereiche und die Sitzungsbeschreibungen in einer Datei mit Umblättereffekt.
- Tagesagenden: ein kurzes Flipbook pro Tag, damit niemand an den Sitzungen von gestern vorbeiscrollt.
- Sponsoren- und Ausstellerführer: Standpläne und anklickbare Sponsoren-Seiten, die den tatsächlichen Mehrwert zeigen.
- Abstract-Bände: Hunderte Forschungsabstracts, die sich bei wissenschaftlichen Konferenzen durchsuchen lassen.
- Verzeichnisse der Vortragenden: Fotos, Kurzbiografien und Links zu sozialen Netzwerken, denen Teilnehmende folgen können.
- Veranstaltungsort- und Reiseführer: Grundrisse, Hotelinformationen und Tipps für Gäste von außerhalb.
Gedrucktes Programm oder digitales Veranstaltungsprogramm
So schneiden die beiden Varianten bei einer echten Veranstaltung ab:
| Zu erledigende Aufgabe | Gedrucktes Programm | Flipbook-Programm |
|---|
| Kurzfristig einen Vortragenden austauschen | Neu drucken oder handschriftlich ändern | PDF erneut hochladen, der Link bleibt gleich |
| Kosten für 1.000 Teilnehmende | Hunderte für den Druck ausgeben | Kostenlos per Link teilen |
| Einen Sitzungsraum finden | Blättern und genau hinsehen | Raum antippen und zum Plan springen |
| Messen, was die Leute lesen | Keine Ahnung | Sehen, welche Seiten die meisten Aufrufe haben |
| Teilnehmende aus der Ferne erreichen | Verschicken oder kein Zugang | Denselben Link weltweit teilen |
| Nach dem ersten Tag aktualisieren | Nicht möglich | Datei über Nacht austauschen |
So erstellst du dein Konferenzprogrammheft
In fünf Schritten bist du fertig:
- Ein sauberes PDF exportieren. Exportiere dein fertiges Programm aus InDesign, Canva oder PowerPoint, vom Titelblatt bis zur Rückseite.
- In den Ersteller hochladen. Ziehe die Datei in den Veranstaltungsprogramm-Ersteller. In ein bis zwei Minuten wird daraus ein Flipbook mit Umblättereffekt.
- Anklickbare Links hinzufügen. Verknüpfe Sponsoren-Websites und Anmeldeformulare für Sitzungen und richte Sprünge von der Agenda zu den jeweiligen Raumplänen ein.
- Einen QR-Code auf deinen Schildern anbringen. Drucke ihn auf Banner, Lanyards und die Begrüßungsfolie, damit Teilnehmende das Programm mit einem Scan öffnen können.
- Den Link überall teilen. Veröffentliche ihn in deiner Veranstaltungs-App, in Bestätigungsmails und in sozialen Netzwerken, noch bevor sich die Türen öffnen.
Profi-Tipp: Drucke den QR-Code groß auf das Registrierungsbanner. Nach dem Einchecken sucht ein nervöser Gast als Erstes nach dem Zeitplan. Ein schneller Scan ist immer besser, als in einer Tasche zu wühlen.
Einfaches Suchen und Teilen ermöglichen
Teilnehmende finden Sitzungen schnell
Bei großen Veranstaltungen entscheidet die Auffindbarkeit über Erfolg oder Misserfolg. Platziere das Inhaltsverzeichnis auf Seite zwei, verknüpfe seine Einträge zum Antippen, verwende klare Namen für die Themenbereiche und setze Raumnummern fett. Wer den Workshop um 15 Uhr sucht, sollte ihn mit zwei Tipps finden, nicht erst mit zehn.
Erfassen, was Teilnehmende tatsächlich öffnen
Da Flipbooks AI dir die Aufrufzahlen für jede Seite zeigt, erfährst du, welche Sitzungen viele Menschen angezogen haben und welche Sponsorenseiten am häufigsten angetippt wurden. Diese Daten helfen dir, Sponsoring für das nächste Jahr zu verkaufen und eine bessere Agenda zu planen.
Betreibst du eine Veranstaltungswebsite? Bette das Programm direkt auf der Zeitplanseite ein, damit niemand deine Website verlassen muss:
<div style="position:relative;padding-bottom:75%;height:0;overflow:hidden;">
<iframe src="https://flipbooksai.com/viewer?book=your-flipbook"
style="position:absolute;top:0;left:0;width:100%;height:100%;border:0;"
allowfullscreen title="Conference Program"></iframe>
</div>
Wenn du auch Handzettel druckst, verwandelt ein PDF-zu-Flipbook-Konverter dieselbe Datei, die du an die Druckerei schickst, in die Online-Version. So stimmen beide überein.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Erstellung eines digitalen Konferenzprogramms wirklich kostenlos?
Ja. Du kannst dein Programmheft als PDF in ein Flipbook verwandeln und den Link kostenlos teilen. Flipbooks AI ist kostenlos nutzbar, sodass du es bei einer einzelnen Veranstaltung ausprobieren kannst, bevor du es für deine ganze Konferenzreihe einsetzt.
Können Teilnehmende das Programm ohne App oder Anmeldung lesen?
Ja. Das Flipbook öffnet sich in jedem Telefonbrowser über einen Link oder QR-Code. Weder ein Download noch ein Konto ist nötig. Genau darum geht es: ein Fingertipp, und schon lesen sie die Agenda.
Wie aktualisiere ich das Programm, wenn sich eine Sitzung ändert?
Ersetze einfach das PDF. Der Link bleibt gleich, sodass jeder QR-Code und jede E-Mail, die du bereits verschickt hast, zur aktuellen Version führt. Keine Nachdrucke, keine Hektik.
Sollte jeder Konferenztag ein eigenes Flipbook bekommen?
Viele Teams veröffentlichen einen Link zum vollständigen Programmheft und zusätzlich für jeden Tag einen kurzen Link zur Tagesagenda. So scrollt niemand an den Sitzungen von gestern vorbei. Für die Schilder vor dem Ballsaal erhält jedes Flipbook einen eigenen QR-Code.
Was haben Sponsoren konkret von einem digitalen Programm?
Sponsoren-Seiten können anklickbare Logos enthalten, die zur Website des jeweiligen Unternehmens führen. Die Aufrufzahlen zeigen dir, wie viele Teilnehmende diese Seiten geöffnet haben. Diese konkrete Zahl kannst du in die Sponsoring-Unterlagen für das nächste Jahr aufnehmen.
Kann der Abstract-Band in dasselbe Flipbook wie die Agenda?
Ja, aber die meisten wissenschaftlichen Veranstaltungen veröffentlichen für den Abstract-Band einen eigenen Link. Hunderte Abstracts ergeben eine große Datei. Wer nach einer bestimmten Postersitzung sucht, möchte nicht erst am Begrüßungsschreiben vorbeiblättern.
Können Teilnehmende das Programm noch nach der Veranstaltung öffnen?
Ja. Der Link bleibt veröffentlicht, sodass die Leute Wochen später noch einmal die Sitzungsliste und die Kurzbiografien der Vortragenden aufrufen können, wenn sie ihre Notizen ausarbeiten. Du kannst auch das ursprüngliche PDF für alle verfügbar lassen, die eine Offline-Kopie möchten.
Wo sollte der QR-Code stehen, damit die Leute ihn tatsächlich scannen?
Drucke ihn groß auf das Registrierungsbanner, auf die Rückseite jedes Ausweises und auf die Begrüßungsfolie vor dem Eröffnungsvortrag. Neu angekommene Gäste suchen zuerst nach dem Zeitplan. Platziere den QR-Code also dort.
Kann ich den internen Ablaufplan für das Team privat halten?
Ja. Schütze dieses Flipbook mit einem Passwort und teile den Code nur mit deinem Team und den Helfenden. Das öffentliche Programm bleibt für alle Teilnehmenden zugänglich, während interne Zeitangaben und Hinweise zum Backstage-Bereich geschützt bleiben.
Kann ich das Programm auf der Veranstaltungswebsite einbetten?
Ja. Füge den Einbettungscode auf deiner Zeitplanseite ein. Dann können Besucherinnen und Besucher das Programm durchblättern, ohne deine Website zu verlassen. Wenn du das PDF nach einer Änderung bei den Vortragenden austauschst, werden die eingebettete Ausgabe und alle geteilten Links gleichzeitig aktualisiert.
Bereit, es auszuprobieren? Erstelle dein Flipbook.
