Chaque année scolaire commence de la même façon. Une pile de lettres d’information imprimées repart dans les sacs à dos, et la plupart n’en sortent jamais. Les parents manquent la journée des photos, ne lisent pas le guide et écrivent au secrétariat pour poser des questions auxquelles le dépliant répondait déjà. Il existe une façon plus simple de joindre les familles, directement sur le téléphone qu’elles ont déjà dans leur poche.
Pourquoi les secrétariats d’école abandonnent les piles de papier
Une lettre d’information imprimée ne peut plus changer dès qu’elle sort de l’imprimante. Si la foire scientifique est déplacée, vous réimprimez. Si un numéro de téléphone est erroné, tant pis. Flipbooks AI vous permet d’importer un PDF déjà prêt et de le transformer en flipbook, un vrai livre numérique à feuilleter qui s’ouvre dans n’importe quel navigateur. Le lien ne change jamais. La lettre que vous partagez en septembre garde donc le même lien quand vous la corrigez en octobre.
Personne n’a besoin de télécharger une application. Un parent touche le lien ou scanne un QR code sur la porte, puis tourne les pages comme dans un vrai livret sur son téléphone.
Presque tous les documents que le secrétariat envoie aux familles gagnent à devenir un livre numérique à feuilleter. Voici ceux que les écoles choisissent en premier :
- Lettres d’information hebdomadaires : les nouvelles du vendredi, avec des dates cliquables, des formulaires et les menus de la cantine.
- Guides pour les parents : le long livret de règles que personne ne réimprime, désormais facile à parcourir et toujours à jour.
- Brochures d’admission : le prospectus scolaire numérique envoyé aux familles qui visitent l’établissement.
- Programmes d’événements : les guides des concerts, des remises de diplôme et des journées portes ouvertes, partagés par QR code à l’entrée.
- Annuaires et livres souvenirs : un souvenir à feuilleter que les familles peuvent revoir longtemps après la fin de l’année scolaire.
- Dossiers d’inscription : les formulaires de rentrée et les listes de fournitures que les parents lisent depuis leur canapé.
La lettre d’information de la rentrée
Chaque famille en a besoin, mais la moitié la perd. Sous forme de flipbook, elle s’ouvre dès le premier geste, mène directement au formulaire d’inscription et vous pouvez remplacer une date erronée sans envoyer un second e-mail. Un seul lien, partagé une fois, toujours à jour toute l’année.
Le guide des parents
Un guide de 40 pages est lourd à imprimer et encore plus lourd à lire. En ligne, les parents vont directement à la rubrique voulue, touchent un numéro pour appeler et n’ont plus à chercher l’exemplaire papier dans un tiroir. Quand une règle change, vous mettez le fichier à jour et le même lien affiche la nouvelle version.
PDF statique ou flipbook interactif
Voici ce qui change quand un document scolaire cesse d’être un fichier figé et devient un flipbook.
| Ce qui compte pour le secrétariat | PDF statique | Flipbook interactif |
|---|
| Corriger une date erronée | Réimprimer ou renvoyer | Modifier une fois, garder le lien |
| Lire sur un téléphone | Pincer pour agrandir | Tourner les pages comme dans un livre |
| Formulaires et cartes cliquables | Non | Oui, toucher pour ouvrir |
| Savoir si les parents l’ont ouvert | Au jugé | Nombre de vues intégré |
| Partager à l’entrée | Distribuer du papier | Scanner un QR code |
| Budget d’impression | Augmente chaque trimestre | Presque nul |
| Conserver les anciens numéros | Perdus dans les e-mails | Rassemblés au même endroit |
Vous n’avez besoin ni d’un graphiste ni d’un nouveau logiciel. Si vous avez un PDF, vous avez déjà fait l’essentiel.
- Exportez le PDF. Enregistrez votre lettre ou votre guide au format PDF, comme vous le faites déjà pour l’imprimante.
- Importez le fichier. Ouvrez le Créateur de lettre d'information scolaire et déposez votre PDF.
- Laissez les pages se créer. Quelques secondes plus tard, Flipbooks AI a transformé le fichier en livre numérique à feuilleter que vous pouvez prévisualiser.
- Partagez le lien et le QR code. Publiez-les dans votre application pour les parents et dans vos e-mails, puis affichez le code à l’entrée.
- Remplacez le fichier en cas de changement. Une date corrigée ou une nouvelle règle apparaît avec exactement le même lien.
Conseil : placez le QR code sur la feuille de présence utilisée à l’arrivée et au départ des élèves. Les parents qui ne lisent jamais leurs e-mails pourront le scanner en attendant dans la file de voitures.
Aider les parents à vraiment l’ouvrir
Un lien ne sert que si les familles le touchent. Quelques habitudes simples peuvent faire une grande différence :
- Misez d’abord sur le QR code : affichez-le à l’entrée, dans la file de voitures et sur le mur de la cantine.
- Envoyez un seul lien, pas cinq : la même adresse fonctionne dans votre application pour les parents, par SMS et par e-mail.
- Donnez-lui un nom clair : « Cette semaine à l’école » vaut toujours mieux que « Lettre_v3_finale.pdf ».
- Consultez le nombre de vues : si peu de parents l’ont ouvert, changez l’objet de votre message et partagez-le à nouveau.
- Gardez les mêmes étapes : chaque numéro suit le même processus, ce qui fait gagner du temps au secrétariat toute l’année.
Pendant la période des admissions, le même principe vous aide à créer une brochure scolaire numérique avec le Concepteur de brochure scolaire. Les familles peuvent ainsi découvrir votre établissement avant même leur visite.
Intégrer le flipbook au site web de votre école
Vous voulez afficher la lettre directement sur votre page d’accueil ? Ajoutez cet extrait à votre site. Le flipbook s’affichera dans la page et s’adaptera à tous les écrans :
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src="https://flipbooksai.com/viewer?book=your-flipbook"
width="100%"
height="600"
style="border:0;"
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title="School Newsletter Flipbook">
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Les parents qui visitent votre site voient le dernier numéro sans devoir chercher dans une page de téléchargements. Vous voulez savoir comment d’autres groupes s’y prennent ? Découvrez d’autres idées dans notre bibliothèque de cas d’usage.
Questions fréquentes
Les parents doivent-ils installer quelque chose pour le lire ?
Non. Un flipbook scolaire s’ouvre dans n’importe quel navigateur, sur un téléphone, une tablette ou un ordinateur. Les familles touchent votre lien ou scannent un QR code et commencent tout de suite à feuilleter, sans application, connexion ni téléchargement.
Puis-je mettre le guide à jour après avoir partagé le lien ?
Oui. C’est tout l’intérêt d’un guide scolaire en ligne. Remplacez le PDF et le même lien affiche la nouvelle version. Une règle corrigée parvient ainsi à tous les parents sans second e-mail ni nouvelle impression.
Est-ce vraiment gratuit pour essayer ?
Vous pouvez créer et partager gratuitement votre premier flipbook scolaire, sans savoir-faire en design. Importez le PDF que vous avez déjà, obtenez un lien et un QR code en quelques secondes, puis constatez le résultat par vous-même.
Peut-on savoir combien de familles ont ouvert la lettre ?
Oui. Chaque flipbook indique son nombre de vues. Le secrétariat peut ainsi savoir si quinze familles ou trois cents ont ouvert les nouvelles du vendredi. Si le chiffre semble faible, changez l’objet du message et partagez à nouveau le même lien.
Comment les parents sans e-mail peuvent-ils recevoir le lien ?
Utilisez le QR code. Imprimez-le pour l’entrée, la feuille de présence et le mur de la cantine. Les parents pourront l’ouvrir avec l’application appareil photo de leur téléphone. Il mène au même flipbook que le lien de votre application pour les parents. Il n’existe donc qu’une seule version.
Peut-on réserver le guide du personnel à l’équipe ?
Oui. Protégez le flipbook du personnel par un mot de passe et partagez-le uniquement avec votre équipe. Le guide des parents reste accessible à tous. Les deux sont dans le même compte, ce qui évite au secrétariat de jongler entre deux systèmes.
S’ouvrira-t-il sur un ordinateur scolaire ou un Chromebook verrouillé ?
Dans la plupart des cas, oui. Le flipbook est une page web ordinaire qui ne nécessite aucune installation. Un Chromebook géré par l’école ou un ordinateur de bibliothèque l’ouvre comme n’importe quel autre site. Les familles sur téléphone voient les mêmes pages.
Peut-on afficher la lettre actuelle sur le site de l’école ?
Oui. Collez l’extrait d’intégration sur votre page d’accueil ou votre page d’actualités. Le flipbook s’y affiche et les visiteurs peuvent lire le dernier numéro sans chercher le bon fichier dans un dossier de téléchargements.
Cela fonctionne-t-il pour l’annuaire ou le programme de remise des diplômes ?
Les deux fonctionnent de la même manière. Importez le PDF final, partagez le lien ou imprimez le QR code sur le programme distribué à l’entrée. Les familles pourront revoir les pages des années plus tard, alors qu’un programme papier plié survit rarement aussi longtemps.
Faut-il un nouveau lien pour chaque numéro ?
C’est vous qui choisissez. Beaucoup de secrétariats gardent un seul lien pour le numéro actuel afin que l’adresse ne change jamais, puis créent un nouveau flipbook lorsqu’ils veulent archiver les trimestres passés. Dans les deux cas, cela ne prend que quelques minutes.
Prêt à envoyer chez vous un document que les familles ouvriront vraiment ? Créez votre flipbook.
