Flipbooks AI vs Microsoft Teams: il documento deve restare dentro Microsoft 365 o uscire con un link?

La risposta breve

Scegli Flipbooks AI se il documento è finito e i lettori sono fuori dal tuo tenant. Carica il PDF, che diventa un flipbook con le pagine numerate e un vero effetto sfoglio, poi ottieni un solo link che si apre in qualsiasi browser e su qualsiasi dispositivo. Nessuno deve accedere o installare un’app, nessuno viene aggiunto come ospite e nessuno deve aspettare l’autorizzazione del reparto informatico. Con il piano a pagamento meno costoso il flipbook mostra il tuo logo al posto del nostro marchio nell’angolo e usa i colori del tuo marchio intorno alle pagine. Con il piano più costoso puoi aggiungere musica di sottofondo e una password diversa per ogni lettore.

Scegli Microsoft Teams se il documento appartiene all’azienda e il lavoro che lo circonda è lo scopo principale. Teams offre chat, chiamate, video-riunioni e i relativi file sopra Microsoft 365. Perciò il file che pubblichi finisce in SharePoint o OneDrive, con autorizzazioni adeguate, cronologia delle versioni e co-creazione. Raggiunge il personale nell’app che ha già aperta, si collega al resto degli strumenti Microsoft ed è gestito da persone che possono concedere e revocare l’accesso a ciascuno. Flipbooks AI non offre messaggi, riunioni, un editor, un sistema di autorizzazioni o una cronologia delle versioni. Per il lavoro interno Teams è chiaramente la scelta giusta e noi non possiamo sostituirlo.

Flipbooks AI e Microsoft Teams a confronto

Flipbooks AI prevale in 7 di queste 11 righe, pareggia in 1 e perde in 3. Abbiamo scelto noi le righe, quindi leggile tenendo conto di questo. Le sezioni seguenti dicono chiaramente quando Microsoft Teams è l’acquisto migliore.

Confronto dei prezzi

I due prodotti non hanno lo stesso modello di prezzo, quindi un confronto diretto rischia di fuorviarti prima ancora di esserti utile. Teams si vende per utente e di solito si acquista come parte di un abbonamento a Microsoft 365 anziché da solo. Perciò la decisione si prende in genere una volta sola, a livello aziendale, insieme a quella sul resto degli strumenti. Esiste una versione gratuita sotto i piani a pagamento. Le funzioni incluse in ogni piano e il costo per utente cambiano abbastanza spesso e variano secondo la regione e l’accordo. Il consiglio più sensato è aprire la pagina dei prezzi aggiornata di Microsoft e leggerla lì, invece di fidarti di una cifra scritta altrove, anche qui.

Flipbooks AI ha un prezzo per account, in dollari statunitensi, indicato su un’unica pagina e uguale in tutto il mondo. Il piano Free non costa nulla e mantiene attivi tre flipbook alla volta. Starter costa 58 $ all’anno, solo con pagamento annuale, e rimuove il nostro piccolo marchio nell’angolo o lo sostituisce con il tuo logo. Sblocca i colori del tuo marchio per i controlli del lettore e gli effetti sfoglio che il piano gratuito non include. Plus costa 13 $ al mese o 96 $ all’anno e aggiunge il codice di incorporamento con un elenco dei domini autorizzati. Ultra costa 27 $ al mese o 204 $ all’anno e aggiunge musica di sottofondo e una password separata per ogni lettore. Non ci sono utenti da contare, perché non si aggiunge mai nessuno.

La differenza strutturale è quella utile da considerare. La fattura di Microsoft 365 cresce con il numero di dipendenti e copre il luogo in cui lavora il personale. Quella di Flipbooks AI copre la pubblicazione dei documenti e non cambia se assumi venti persone o se mille lettori aprono lo stesso link di martedì. Nulla di quanto trovi qui suggerisce di rinunciare a Microsoft 365, perché queste spese non competono per la stessa voce di budget. La vera domanda è se vale la pena pagare una piccola somma annuale per tenere il manuale del personale, la relazione annuale o il materiale per il reclutamento in un posto accessibile a persone che non avranno mai un account nel tuo tenant.

Cosa offre davvero ogni piano gratuito

Microsoft offre una versione gratuita di Teams. È un prodotto vero, non una versione di prova. Include chat, chiamate, video-riunioni e condivisione di file: abbastanza perché un piccolo gruppo di lavoro o una comunità possa usarla davvero. La versione gratuita non comprende però gli strumenti di Microsoft 365 che rendono Teams così potente in azienda: il supporto di SharePoint e OneDrive che fornisce ai file autorizzazioni vere e una cronologia delle versioni, la console di amministrazione, i controlli di conformità e conservazione e l’integrazione più profonda con Office. I limiti precisi cambiano e sono diversi per le offerte gratuite personali e aziendali. Consulta la pagina comparativa di Microsoft invece di fidarti di una cifra riportata da altri.

Il nostro piano gratuito è tutt’altra cosa. Mantiene attivi tre flipbook alla volta con 1 GB di spazio di archiviazione, l’effetto sfoglio Magazine e un piccolo marchio nell’angolo del flipbook pubblicato. Non c’è un limite di pagine, quindi puoi caricare per intero un manuale di norme di trecento pagine. Nessun piano mostra pubblicità accanto al visualizzatore. I lettori non hanno mai bisogno di un account e il flipbook non compare mai in un elenco pubblico. Il piano gratuito permette una password condivisa. Il limite di tre flipbook è a rotazione, non vale per tutta la durata dell’account: eliminane uno e il posto si libera subito, così un account gratuito può pubblicare molti più di tre documenti nell’arco di un anno. Non c’è nemmeno una regola di inattività, quindi un flipbook che nessuno ha aperto per sei mesi è ancora lì quando qualcuno lo cerca.

A confronto, Teams gratuito offre a un piccolo gruppo un posto dove lavorare insieme, mentre Flipbooks AI gratuito ti offre un posto dove può leggere un documento finito chiunque riceva il link. Nessuno dei due sostituisce l’altro e non c’è trucco. Se ti serve una riunione questo pomeriggio, vince Teams, senza dubbio. Se ti serve un manuale che un nuovo assunto possa aprire sul proprio telefono la sera prima di iniziare, scegli il link.

Marchio e filigrane

Un file pubblicato in un canale Teams non porta un marchio proprio. Compare come allegato con un nome e una piccola anteprima. Il progetto grafico del PDF si vede solo quando qualcuno lo apre nel visualizzatore o lo scarica. Puoi personalizzare Teams con i colori e il nome dell’azienda, e un amministratore può fare anche di più, ma quel marchio compare nell’area di lavoro, non nel documento. Se qualcuno inoltra lo stesso PDF all’esterno, il file arriva senza marchio: un nome, una richiesta di scaricamento e il risultato che decide di mostrare il visualizzatore PDF del lettore.

Flipbooks AI mette invece il marchio sul documento. Un flipbook gratuito mostra un piccolo marchio nell’angolo, senza scritte sopra le pagine: non applichiamo filigrane al lavoro di nessuno e nessun piano mostra pubblicità. Starter costa 58 $ all’anno, rimuove quel marchio o lo sostituisce con il tuo logo e sblocca i colori del tuo marchio per i controlli del lettore, così la cornice intorno alle pagine rispecchia la tua palette. Il lettore vede quindi un documento con il tuo marchio in una scheda del browser, con il tuo logo nell’angolo e senza segni visibili dello strumento usato per pubblicarlo.

Che ne valga la pena dipende del tutto da chi legge. Un kit di reclutamento destinato ai candidati, un prospetto per i genitori, una guida ai benefit per il partner di un nuovo assunto o una relazione per gli investitori: la presentazione conta anche per tutti questi documenti, e un allegato senza marchio ti costa qualcosa senza che te ne accorga. Se il documento non esce mai dal tenant e tutti quelli che lo aprono sanno già chi sei, il marchio non vale nulla e questa riga non dovrebbe cambiare la tua decisione nemmeno di un dollaro.

Privacy e chi può trovare il tuo flipbook

Qui Microsoft Teams è molto più forte di noi ed è giusto dirlo subito, senza riserve. Un file pubblicato in un canale Teams si archivia in SharePoint o OneDrive e mantiene un vero controllo degli accessi: autorizzazioni per ogni persona e file, appartenenze gestite centralmente, revoca dell’accesso non appena qualcuno lascia l’azienda, cronologia delle versioni, registri di controllo e, con i piani giusti, controlli di conservazione e conformità che soddisfano le autorità di regolamentazione. Un server verifica ogni richiesta e sa chi la fa. Se il documento è riservato, è questo il modello che ti serve. Offre un livello di protezione che noi non diamo a nessun prezzo.

Flipbooks AI protegge la privacy tramite il link. Il flipbook non compare in alcun elenco pubblico, non lo inviamo ai motori di ricerca e si apre solo per chi ha l’URL. Il piano gratuito permette una password condivisa e Ultra assegna a ogni lettore una password personale. C’è una precisazione che ti dobbiamo e che includiamo in ogni confronto: la password di Flipbooks AI protegge l’interfaccia di lettura, non il file sottostante. Se un documento non deve davvero finire nelle mani sbagliate, ti serve uno strumento con un vero controllo degli accessi, e noi non lo offriamo. Non interpretare il campo della password come una garanzia che non può mantenere.

In pratica, un link è un link. Una volta inserito l’URL in un’email, una chat, una presentazione o una pagina pubblica, chiunque finisca per averlo può aprire il flipbook. È il prezzo della caratteristica che rende utile un flipbook fin dall’inizio: il lettore apre il documento con un tocco sul telefono, senza account. Organizza i documenti tenendo presente questo criterio. Dati sugli stipendi, documenti per il consiglio di amministrazione, contratti e tutto ciò che è coperto da un accordo devono restare dietro il controllo degli accessi già fornito da Teams. Manuali, guide ai benefit, brochure, relazioni annuali, cataloghi e prospetti sono invece documenti che vuoi far aprire: usa un link.

Incorporamento e condivisione

Per condividere un flipbook basta un solo URL. Incollalo in un canale Teams, un’email, un messaggio, un codice QR sulla bacheca o nell’ultima diapositiva di una presentazione. Si apre nel browser senza scaricare nulla e senza app né accesso. Quando lo pubblichi in Teams, nella conversazione compare una scheda con il link. È un effetto collaterale comodo, non un’integrazione: i due prodotti non si intralciano. La soluzione a cui arrivano molte organizzazioni è condividere il link al flipbook in Teams anziché pubblicare il PDF in Teams.

È nell’inserire il documento in una pagina di tua proprietà che facciamo qualcosa che Teams non cerca di fare. Con Plus, che costa 13 $ al mese o 96 $ all’anno, ricevi il codice di incorporamento e un elenco dei domini autorizzati. Così decidi quali siti possono visualizzare il tuo flipbook al loro interno. Nessun piano permette di incorporare in una pagina web pubblica un file che risiede nel tuo tenant, perché il file non è stato pensato per questo. Se vuoi mettere il documento nella pagina delle carriere, nella pagina pubblica delle politiche aziendali o in un microsito per i clienti, solo uno dei due prodotti svolge questo compito.

Teams raggiunge le persone esterne in un altro modo, con gli accessi per ospiti e quelli esterni, che permettono a persone specifiche di un’altra organizzazione di entrare in un canale o in una chat. In entrambi i casi la persona ottiene un’identità nella tua directory e compare in una console di amministrazione. Per un’agenzia con cui lavori ogni settimana è proprio la soluzione giusta. Per seicento candidati che devono leggere una brochure è del tutto inadatta. In breve, Teams condivide con le persone, noi condividiamo con chiunque. In Teams concedi l’accesso a una persona identificata; da noi condividi un URL che si apre per chiunque lo abbia. Scegli in base al documento.

Facilità d’uso e a cosa serve ogni strumento

Teams è un prodotto ampio e capace, e fa molto bene il suo lavoro. Offre chat, chiamate e video-riunioni con registrazione e sottotitoli, file supportati da SharePoint con co-creazione e cronologia delle versioni, un’integrazione profonda con il resto di Microsoft 365, una console di amministrazione adatta al reparto informatico e un’app che il personale ha già aperta sul computer portatile e sul telefono. Raggiungere con un messaggio o una riunione le persone che ne hanno bisogno è difficile, e Teams ha risolto il problema anni fa. Questa pagina non compete con nessuna di queste funzioni. Se stai confrontando Teams con noi per la collaborazione interna, da qualche parte il confronto è andato storto.

Flipbooks AI ha uno scopo preciso, e si fa prima a elencare cosa non offre. Niente editor, galleria di modelli, domini personalizzati, posti per il team, API, statistiche sui lettori, moduli per raccogliere contatti o funzioni di commercio online. Carica un PDF finito, perché il progetto è già stato realizzato nello strumento con cui hai creato il file. Non c’è nemmeno un modo per importare documenti da un altro strumento. In cambio, il lavoro completo richiede circa un minuto: carica il file, scegli un effetto sfoglio, imposta una password se il documento è riservato, aggiungi il tuo logo e i tuoi colori se hai un piano a pagamento, pubblica e copia il link.

Questa pagina parte da una cosa che quasi tutti hanno già notato senza metterla in parole. Un PDF pubblicato in un canale viene letto una volta, poi la riunione successiva lo seppellisce e, dopo un mese, è quasi impossibile trovarlo. Per di più, le persone fuori dal tuo tenant non riescono ad aprirlo. Non è un difetto di Teams, è il modo in cui funziona un flusso di conversazioni; fissare il file in alto si limita a rimandare il problema. Un link al flipbook è l’opposto sotto ogni aspetto: un indirizzo fisso, nessun accesso, condivisibile con chiunque e ancora attivo l’anno prossimo. Il consiglio onesto è quindi tenere entrambi e pubblicare il link invece del file.

Chi dovrebbe scegliere cosa

Scegli Flipbooks AI se

• Il documento è finito e chi ne ha bisogno non appartiene al tuo tenant
• Vuoi un link fisso che si apra su qualsiasi telefono senza accesso né app
• Vuoi il tuo logo e i colori del tuo marchio sul documento, da 58 $ all’anno
• Devi incorporarlo nella pagina delle carriere, nel tuo sito pubblico o in un microsito per i clienti, da 96 $ all’anno

Scegli Microsoft Teams se

• Il documento è riservato e devi concedere o revocare l’accesso a ogni persona
• Le persone devono poterlo realizzare insieme, commentare e mantenerne la cronologia delle versioni
• Lo scopo principale è il lavoro attorno al documento, le riunioni e le risposte
• Tutte le persone che lo leggeranno hanno già un account Microsoft 365 e lo avranno sempre

Come passare da Microsoft Teams a Flipbooks AI

Non è un passaggio nel senso abituale, perché i due strumenti svolgono compiti diversi e quasi tutte le organizzazioni li tengono entrambi. Ecco come togliere un documento dal canale e pubblicarlo con un link. Il procedimento richiede più o meno quanto un singolo caricamento.

1. Scegli i documenti che non dovrebbero restare nel tenant. La verifica è semplice: servirà ancora a qualcuno fra tre mesi? Dovrà aprirlo qualcuno senza un account? Manuali, guide ai benefit, kit per l’inserimento dei nuovi assunti, brochure, relazioni annuali, listini e presentazioni per il reclutamento soddisfano entrambi i criteri. Bozze di norme aziendali, contratti, documenti per il consiglio di amministrazione e tutto ciò che è coperto da un accordo non li soddisfano e devono restare esattamente dove sono.
2. Prendi il PDF originale da SharePoint, non la copia nella chat. Vai al file nell’area SharePoint o OneDrive del canale e scarica la versione attuale. Meglio ancora, chiedi il file originale a chi lo ha preparato. Un file inoltrato e salvato più volte potrebbe essere più vecchio di quanto pensi, mentre l’esportazione originale mantiene nitido il testo e funzionanti i link interni.
3. Caricalo su Flipbooks AI e configuralo. Trascina il PDF nella pagina di creazione, scegli un effetto sfoglio, aggiungi una password se il documento è riservato e imposta il tuo logo e i colori del marchio se hai un piano a pagamento. Controlla l’anteprima prima di pubblicare. Ricorda che il piano gratuito mantiene attivi tre flipbook alla volta e offre l’effetto Magazine. Controlla la prima e l’ultima pagina sul telefono, perché è lì che la maggior parte dei lettori le aprirà.
4. Pubblica il link al posto del file e fissalo nel canale. Metti l’URL del flipbook nel canale in cui si trovava il PDF, così nella conversazione resta qualcosa su cui cliccare. Fissa il messaggio per dargli una posizione stabile. Da quel momento aggiorni il documento ripubblicandolo, invece di pubblicare un nuovo allegato e sperare che le persone capiscano quale dei tre è quello attuale.
5. Invialo alle persone che non hanno mai avuto un account. Prima era proprio questo il problema. Metti lo stesso link nell’email con l’offerta di lavoro, nella pagina delle carriere, nel codice QR sulla bacheca, nel kit per i fornitori e nell’email di inserimento dei nuovi assunti. Se hai Plus e vuoi metterlo in un sito di tua proprietà, imposta nello stesso momento l’elenco dei domini autorizzati, così nessun altro può visualizzarlo al proprio interno senza la tua approvazione.

Domande frequenti

Microsoft Teams è gratuito e cosa comprende la versione gratuita?

Esiste una versione gratuita di Teams. È un prodotto vero, non una versione di prova: chat, chiamate, video-riunioni e condivisione di file, abbastanza perché un piccolo gruppo di lavoro o una comunità possa usarla. Non comprende gli strumenti di Microsoft 365 che rendono Teams così potente in azienda, cioè il supporto di SharePoint e OneDrive con vere autorizzazioni e cronologia delle versioni, la console di amministrazione e i controlli di conformità. I limiti cambiano e sono diversi per le offerte personali e aziendali, quindi consulta la pagina comparativa di Microsoft. Il nostro piano gratuito è diverso: tre flipbook attivi alla volta con 1 GB di spazio, l’effetto sfoglio Magazine, un piccolo marchio nell’angolo, nessun limite di pagine e nessuna pubblicità.

Una persona fuori dalla mia organizzazione può aprire un file che ho pubblicato in Teams?

Non senza autorizzazione. Un file pubblicato in un canale si trova in SharePoint o OneDrive e mantiene le autorizzazioni di quell’area. Per leggerlo serve quindi un account, un invito come ospite o un link di condivisione consentito da un amministratore. È proprio ciò che serve per i documenti riservati, ma non per una brochure destinata a seicento candidati. Un link di Flipbooks AI funziona intenzionalmente al contrario: chiunque abbia l’URL apre il documento in un browser senza account, app o scaricamento. È proprio per questo che non dovresti pubblicare con un link nulla che sia davvero riservato.

Perché è così difficile ritrovare un PDF pubblicato in un canale?

Perché un canale è un flusso, non uno scaffale. Qualcuno legge l’allegato il giorno in cui arriva, poi riunioni e messaggi lo spingono fuori dalla vista entro un’ora. Un mese dopo, per trovarlo devi indovinare il nome del file, il canale e più o meno quando è comparso, oppure scavare in una struttura di cartelle SharePoint mai pensata per i lettori. Fissarlo in alto rallenta il processo, ma non lo impedisce. Un link al flipbook ha invece un indirizzo fisso: sempre lo stesso URL, stampabile su un manifesto, inseribile in una firma email e ancora funzionante molto tempo dopo che la conversazione che lo annunciava si è fermata.

In un canale Teams, dovrei pubblicare il PDF o il link al flipbook?

Pubblica il link. Teams lo trasforma in una scheda nella conversazione, così il canale mostra ancora di che documento si tratta. Il messaggio resta utile perché, al contrario di un allegato, un URL non viene sepolto. Avrai anche una sola versione aggiornata anziché tre file quasi identici pubblicati in giorni diversi, perché ripubblicando il documento aggiorni ciò che si apre dal link. Lo stesso link funziona anche in tutti gli altri posti in cui ti serve: l’email con l’offerta di lavoro, la pagina delle carriere, il codice QR e il kit per i fornitori. Qui i due strumenti non competono ed è proprio così che si organizzano molte aziende.

Un link di Flipbooks AI funziona senza un account Microsoft?

Sì, ed è proprio questo il suo scopo. Il lettore tocca il link, il flipbook si apre nel browser che usa già e può sfogliarne le pagine. Non servono un account, uno scaricamento, un’app o un invito come ospite, e non c’è nulla che il reparto informatico debba approvare. Così il documento è accessibile a candidati, collaboratori esterni, clienti, fornitori e partner dei nuovi assunti, persone che non avranno mai un’identità nella tua directory. Funziona correttamente anche sul telefono, un aspetto più importante di quanto molti pensino per un manuale o una guida ai benefit. L’unico account necessario è il tuo, quello da cui hai pubblicato il documento.

Una password di Flipbooks AI è sicura quanto un canale Teams privato?

No, e preferiamo dirtelo subito invece di lasciartelo scoprire più tardi. Un canale Teams privato offre un vero controllo degli accessi: SharePoint verifica ogni richiesta, l’appartenenza al canale viene gestita e quando rimuovi una persona le togli l’accesso, mantenendo anche un registro delle modifiche. La password di Flipbooks AI protegge l’interfaccia di lettura, non il file sottostante. Può scoraggiare chi condivide il link per caso, ma non crea una barriera di sicurezza. Se il documento non deve davvero finire nelle mani sbagliate, lascialo dove si trova già. Usa il nostro prodotto per i documenti che vuoi far aprire.

Posso incorporare un flipbook in Microsoft Teams?

Non puoi incorporarlo direttamente. Teams mostra il link come una scheda nella conversazione. Chi legge può vedere di che documento si tratta e fare clic, ma il flipbook si apre in una scheda del browser, non nel riquadro della chat. Il vero incorporamento, con il flipbook dentro una pagina da cui il lettore può sfogliare le pagine senza uscire, è pensato per i siti che controlli: la pagina delle carriere, una pagina pubblica delle politiche aziendali, una pagina intranet o un microsito per i clienti. È disponibile con il piano Plus a 13 $ al mese o 96 $ all’anno. Il piano include anche un elenco di domini autorizzati, per permettere solo ai tuoi siti di mostrarlo al loro interno.

Quanto costa Flipbooks AI e si paga per utente?

Si paga per account, non per utente, quindi la fattura non cresce con il numero di dipendenti. Il piano Free non costa nulla e mantiene attivi tre flipbook alla volta. Starter costa 58 $ all’anno, solo con pagamento annuale. Rimuove il piccolo marchio nell’angolo o lo sostituisce con il tuo logo, sblocca i colori del tuo marchio per i controlli del lettore e offre gli effetti sfoglio che mancano al piano gratuito. Plus costa 13 $ al mese o 96 $ all’anno e aggiunge il codice di incorporamento e un elenco di domini autorizzati. Ultra costa 27 $ al mese o 204 $ all’anno e aggiunge musica di sottofondo e una password diversa per ogni lettore. Il prezzo è uguale in tutto il mondo ed è pubblicato su un’unica pagina.

Posso importare i file di Teams o SharePoint in Flipbooks AI?

No, e non è possibile importare file da alcuno strumento. Flipbooks AI crea un flipbook a partire da un documento originale. Per trasferirne uno devi quindi scaricare il PDF e caricarlo qui. Ci vuole circa un minuto per file. Tutto il resto rimane dov’è: il canale in cui il file era stato pubblicato, le risposte, la cronologia della co-creazione, le autorizzazioni e qualsiasi criterio di conservazione della raccolta SharePoint. Queste informazioni non si trovano nel PDF. Prendi la versione attuale dalla raccolta e non da una copia inoltrata, poi verifica che sia quella giusta prima di pubblicarla.

Microsoft Teams è un buon strumento?

Sì, e un confronto che fingesse il contrario non varrebbe nulla. Teams ha risolto problemi davvero difficili: raggiungere con un messaggio o una riunione le persone che ne hanno bisogno, conservare file con autorizzazioni reali, cronologia delle versioni e co-creazione e offrire al reparto informatico una sola console da cui amministrare tutto. Per le conversazioni, le riunioni, la collaborazione interna e il contatto con i dipendenti nel luogo in cui lavorano già, è molto meglio di qualsiasi cosa realizzeremo mai e noi non possiamo sostituirlo. Il nostro compito, più circoscritto, è dare a un documento finito una posizione permanente e con il tuo marchio, accessibile con un solo tocco anche alle persone fuori dalla tua organizzazione.