Stell dir eine neue Mitarbeiterin am ersten Arbeitstag vor. Sie bekommt ein 40 Seiten langes Handbuch als PDF, öffnet es auf dem Telefon, muss den winzigen grauen Text ständig vergrößern und schließen und kommt nie wieder darauf zurück. Die Datei beantwortet die Hälfte der Fragen, die sie dir diesen Monat stellen wird. Trotzdem liest sie fast niemand. Es geht auch entspannter.
Warum niemand das HR-Handbuch liest
Die meisten HR-Dokumente sind nicht wegen ihrer Formulierungen langweilig. Das Format ist das Problem. Ein PDF-Anhang fühlt sich wie Hausaufgaben an. Die Datei landet in einem Ordner, geht verloren und zeigt auf jedem Bildschirm dieselbe winzige Seite. Wenn sich dein Leitfaden zu Zusatzleistungen nur schwer öffnen lässt, öffnen ihn die Leute irgendwann gar nicht mehr. Dann schicken sie dir immer wieder dieselben fünf Fragen per E-Mail.
Ein Flipbook sorgt für einen besseren ersten Eindruck. Statt eines Downloads teilst du einen Link. Er öffnet sich im Browser, zeigt Seiten zum Umblättern, passt auf jeden Bildschirm und sieht aus, als hätte sich dein Unternehmen Mühe damit gegeben. Flipbooks AI macht aus deinem vorhandenen PDF in wenigen Minuten diesen Link. Du musst nichts von Grund auf neu erstellen.
Der Vorteil der Lesestatistik
Das schätzen HR-Teams besonders. Bei einem einfachen PDF weißt du nicht, ob jemand den Leitfaden zur offenen Anmeldung gelesen hat. Bei einem Flipbook siehst du, wie viele Menschen es geöffnet haben, bei welchen Seiten sie länger bleiben und wo sie abbrechen. Wenn alle beim Abschnitt zu Zahnleistungen aufhören, sollte dieser Abschnitt klarer werden.
Was ein Flipbook für HR-Teams leistet
Denk an ein Flipbook als Dokument mit einem besseren Zugang. Der Inhalt bleibt gleich, aber jetzt ist er interaktiv. Ein Hinweis zu deinem 401k-Rentenplan kann direkt zum Anmeldeformular führen. Auf der ersten Seite kannst du ein kurzes Begrüßungsvideo der Geschäftsführung einbetten. Da das Dokument über einen Weblink erreichbar ist, aktualisierst du die Datei einmal und alle sehen beim nächsten Öffnen die neue Version.
Tipp: Verwende für dein Handbuch immer denselben Hauptlink und ändere ihn nie. Wenn Richtlinien aktualisiert werden, tauschst du die Datei hinter diesem Link aus. Niemand bekommt eine veraltete Kopie, und du musst nie wieder einen riesigen Anhang an alle versenden.
Statisches PDF oder interaktives Flipbook
| Was für HR zählt | Statisches PDF | Interaktives Flipbook |
|---|
| Auf dem Telefon öffnen | Vergrößern und verschieben, winziger Text | Passt auf den Bildschirm, echte Seiten zum Umblättern |
| Wissen, wer es gelesen hat | Nicht erkennbar | Öffnungen und Lesezeit pro Seite sehen |
| Einen Richtlinienfehler korrigieren | An alle erneut versenden | Datei aktualisieren, Link bleibt gleich |
| Auf ein Formular zu Zusatzleistungen verweisen | Nicht anklickbarer Text | Anklickbar, öffnet sich sofort |
| Ein Begrüßungsvideo hinzufügen | Nicht möglich | Auf jeder Seite einbetten |
| Mit neuen Mitarbeitenden teilen | E-Mail-Anhang | Ein Link oder QR-Code |
So erstellst du dein erstes HR-Flipbook
Du brauchst keine Designerin. Wenn du bereits ein Handbuch oder ein PDF zu Zusatzleistungen hast, ist der größte Teil schon erledigt.
- Beginne mit dem PDF, das du schon hast. Wenn es zuerst übersichtlicher werden soll, hilft dir der Mitarbeiterhandbuch-Ersteller beim Gestalten, bevor du es veröffentlichst.
- Lade es hoch und kopiere den Link. Flipbooks AI macht automatisch ein digitales Blätterbuch aus der Datei. Du musst nichts neu erstellen.
- Ergänze anklickbare Inhalte. Verlinke die Anmeldeseite, füge das Begrüßungsvideo ein und ergänze ein Inhaltsverzeichnis.
- Teile es dort, wo die Leute schon sind. Sende den Link per E-Mail oder über Slack oder drucke einen QR-Code für das Schwarze Brett im Büro.
- Sieh dir nach einer Woche die Analysen an. Prüfe, welche Abschnitte die Leute wirklich lesen, und überarbeite die Stellen, an denen sie abbrechen.
Führe es ohne große Ankündigung ein
Du musst nicht alles auf einmal neu starten. Wähle das Dokument aus, zu dem die meisten Fragen kommen. Meist ist es der Leitfaden zu Zusatzleistungen oder das Onboarding-Paket. Wandle zunächst nur dieses Dokument um. Sobald die Leute Seiten lesen, statt einen Anhang zu ignorieren, kannst du den Rest leicht umstellen.
Dokumente, die HR-Teams in Flipbooks verwandeln
Fast jedes Paket, das du bereits verschickst, lässt sich in ein Flipbook verwandeln. Besonders viel bringt es bei diesen Dokumenten:
- Mitarbeiterhandbuch: das Regelwerk, in dem Menschen bei Fragen nachschlagen, jetzt mit einem funktionierenden Inhaltsverzeichnis.
- Leitfaden zu Zusatzleistungen: Unterlagen zur offenen Anmeldung mit direkten Links zu den Anmeldeformularen.
- Onboarding-Paket: ein freundlicher Rundgang durch die erste Woche mit Begrüßungsvideo und Checkliste.
- Interner Newsletter: ein monatliches Update, das Menschen auf dem Telefon durchblättern, statt eine E-Mail zu überfliegen.
- Richtlinienhandbücher: Regeln zu Sicherheit, Verhalten und mobilem Arbeiten, stets aktuell unter einem stabilen Link.
- Leitfaden zu Gesundheit und Zusatzangeboten: Zuschüsse fürs Fitnessstudio und Unterstützung für die psychische Gesundheit, die sonst oft in einer ungeöffneten Datei verborgen bleiben.
Für Dokumente mit strengen Compliance-Vorgaben hält der HR-Richtlinienhandbuch-Ersteller alles geordnet und leicht aktualisierbar.
Auf deinem Intranet einbetten
Sobald dein Flipbook veröffentlicht ist, kannst du es direkt auf deinem Intranet oder deiner Onboarding-Seite anzeigen. So müssen die Leute nicht erst nach einem Link suchen. Füge diesen Ausschnitt an der gewünschten Stelle ein:
<iframe
src="https://flipbooksai.com/viewer?book=your-flipbook"
width="100%"
height="600"
style="border:0;"
allowfullscreen
title="Employee Handbook">
</iframe>
Das Buch passt sich an den verfügbaren Platz an und sieht auf einem großen Bildschirm genauso gut aus wie auf einem Telefon.
Häufig gestellte Fragen
Ist es kostenlos, unser Handbuch in ein Flipbook umzuwandeln?
Ja, du kannst kostenlos loslegen. Lade dein vorhandenes Handbuch oder PDF zu Zusatzleistungen hoch und erhalte einen teilbaren Link mit umblätterbaren Seiten. Das Ausprobieren kostet nichts. So erkennst du am einfachsten den Unterschied, bevor du es im Unternehmen einführst.
Kann ich wirklich sehen, ob Mitarbeitende das Dokument gelesen haben?
Ja. Flipbooks AI zeigt dir, wie viele Menschen das Flipbook geöffnet haben, wie lange sie darin gelesen haben und welche Seiten ihre Aufmerksamkeit gehalten haben. So findest du unklare Abschnitte und kannst nachweisen, dass deine Nachricht zur offenen Anmeldung die Menschen erreicht hat.
Was passiert, wenn sich eine Richtlinie nach dem Teilen ändert?
Das ist der größte Vorteil. Du aktualisierst die Datei hinter demselben Link, und alle sehen beim Öffnen sofort die neue Version. Kein erneutes Versenden, keine Verwechslung von Versionen und keine veralteten PDFs in Postfächern.
Können wir das Handbuch nur für Mitarbeitende zugänglich machen?
Ja. Schütze das Flipbook mit einem Passwort und veröffentliche den Zugangscode im Intranet. So können nur Mitarbeitende es öffnen. Du kannst das Passwort jederzeit ändern, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Der Link selbst bleibt dabei unverändert.
Brauchen neue Mitarbeitende ein Unternehmenskonto, um das Onboarding-Paket zu öffnen?
Nein. Der Link öffnet sich in jedem Browser und erfordert kein Konto. Das ist hilfreich, wenn neue Mitarbeitende noch keine geschäftliche E-Mail-Adresse haben. Du kannst ihnen den Link mit dem Vertragsangebot senden. Sie lesen das Paket dann auf ihrem eigenen Telefon.
Wie erreichen wir Mitarbeitende ohne Arbeitscomputer?
Mitarbeitende im direkten Kundenkontakt und im Schichtdienst öffnen denselben Link auf ihrem privaten Telefon oder scannen einen QR-Code im Pausenraum. Es wird nichts heruntergeladen. Deshalb funktioniert es auch auf älteren Telefonen, auf denen kaum noch Speicher frei ist.
Was passiert mit dem Link zu den Zusatzleistungen nach Ende der offenen Anmeldung?
Behalte den Link und tausche die Datei dahinter aus. Im nächsten Jahr zeigt dieselbe Adresse die neuen Tarifinformationen. So bleibt das Lesezeichen im Intranet gültig, und niemand verbreitet versehentlich die Preise vom Vorjahr.
Können wir damit nachweisen, dass eine Richtlinie verbreitet wurde?
Du siehst, wie viele Menschen das Flipbook geöffnet haben und wie weit sie gelesen haben. Das ist ein nützlicher Beleg dafür, dass eine Richtlinie verschickt wurde. Die Daten zeigen nur Aufrufe und sind keine unterschriebene Bestätigung. Bewahre deshalb für rechtlich verbindliche Fälle dein Bestätigungsformular auf.
Können wir das Handbuch in SharePoint oder Notion einbetten?
Ja. Füge einen kurzen iframe-Ausschnitt auf der Seite ein. Dann erscheint das Buch direkt im Intranet, und niemand muss zum Lesen die Website verlassen. Es passt sich an den verfügbaren Platz an und sieht auf einem großen Bildschirm genauso gut aus wie auf einem Telefon.
Welches Dokument sollten wir zuerst umwandeln?
Wähle das Dokument aus, zu dem die meisten Fragen kommen. Meist ist es der Leitfaden zu Zusatzleistungen oder das Onboarding-Paket. Wandle zunächst nur dieses um und prüfe, ob die Leute es zu Ende lesen. Danach kannst du das Handbuch und die Richtlinienhandbücher umstellen.
Möchtest du es ausprobieren? In wenigen Minuten kannst du dein Flipbook erstellen.
